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Como manter meu departamento fiscal em ordem durante a pandemia?

Tempo de leitura: 4 minutos

O mundo todo está atravessando um momento complicado por conta da pandemia do novo coronavírus. Como consequência disso, muitas empresas precisaram migrar seus modelos de negócio para o home office – e com o departamento fiscal isso não foi diferente.

Entretanto, manter as rotinas do departamento fiscal em funcionamento pleno pode ser um grande desafio – principalmente para equipes que ainda estão descobrindo essa forma de trabalho. Trata-se de um momento que demanda uma rápida adaptação para evitar problemas com o Fisco e entregar as informações necessárias para que a alta administração possa contornar a crise.

Neste artigo reunimos algumas dicas para manter o seu departamento fiscal em ordem durante a pandemia. Acompanhe.

5 dicas para manter o departamento fiscal em ordem durante a pandemia

Momentos de dificuldade exigem uma resposta rápida para minimizar os danos, certo? Conseguir manter a ordem no departamento fiscal durante a pandemia é importante não apenas para garantir que as rotinas normais sejam cumpridas, mas também para contribuir ativamente com o restante da empresa.

Aqui estão algumas boas práticas que você pode implementar no seu departamento fiscal:

Photo by Corinne Kutz on Unsplash

1. Mantenha-se bem informado

Estamos vivendo um cenário repleto de incertezas em que novas notícias surgem a todo instante. Por isso, é fundamental manter-se sempre bem informado – tanto em relação às notícias da pandemia quanto em relação às medidas adotadas pelo governo que afetam as obrigações fiscais e tributárias.

Com base nisso, será possível agir de forma proativa para aproveitar benefícios fiscais, ajustar os prazos para cumprimento das obrigações legais e manter a sua equipe bem informada – transmitindo confiança para todos.

2. Adote boas práticas de home office durante a pandemia

Como consequência da pandemia, grande parte das empresas migraram suas atividades para o trabalho remoto. Porém, executar as rotinas em home office requer um cuidado especial. Veja algumas boas práticas que você pode adotar:

  • Mantenha uma rotina. Mesmo trabalhando em casa, é importante manter uma rotina. Em vez de trabalhar de pijama o dia inteiro, procure simular os hábitos que você adotava quando ia para o escritório: tomar um banho, fazer um café da manhã e se preparar para o início do trabalho.
  • Estabeleça horários. Ao trabalhar em casa, é muito fácil relaxar e trabalhar menos tempo do que o necessário. Por outro lado, também é muito fácil exagerar e trabalhar o dia inteiro. O segredo está em estabelecer horários de início, de pausa e de finalização.
  • Faça pausas. Quando você está no escritório, é comum fazer pequenas pausas para tomar um café ou conversar com os colegas, não é? Procure levar essa mentalidade para o seu home office. Afinal fazer pausas é saudável e ajuda na produtividade.
  • Mantenha-se em contato com a equipe. Cada profissional está na sua própria casa, mas isso não significa que vocês não são mais uma equipe. É fundamental manter um contato próximo com toda a equipe para manter todos engajados.
  • Ajuste as cobranças. Em vez de tentar controlar cada uma das atividades executadas pela equipe, procure ajustar as cobranças para os resultados obtidos. Dessa forma, você dá mais liberdade para que os funcionários possam encontrar o seu próprio ritmo no home office.

3. Adote um aplicativo de colaboração e comunicação

Para facilitar a organização das operações do departamento fiscal, você pode adotar um aplicativo de colaboração – que reúne as funcionalidades mais importantes para facilitar a interação e comunicação entre toda a equipe.

Isso pode incluir a gestão de projetos, atribuição de tarefas, definição de prazos, bate-papo, videoconferência, envio de documentos, entre muitos outros recursos.

Caixa Postal Fiscal - Dootax

4. Reorganize o fluxo de processos

A pandemia do novo coronavírus reforçou a necessidade de utilizar a tecnologia para executar as atividades organizacionais. Porém, isso requer uma reorganização do fluxo de processos para incorporar as soluções digitais – além de considerar o distanciamento de toda a equipe.

5. Promova a automação de processos

Quanto mais processos forem automatizados, melhor pode ser a produtividade de toda a equipe, certo? Além de usar soluções digitais para gerenciar seu time e promover a colaboração, você pode automatizar as rotinas comuns do departamento fiscal – como importação de documentos, pagamento de tributos, armazenamento de documentos, entre outras.

Aprenda mais sobre Robotização e Produtividade em Tempos de Home Office neste vídeo:

Dootax: a solução para automação no departamento fiscal

A tecnologia pode ajudá-lo a superar este momento de pandemia – mas também seguirá promovendo muitos benefícios no futuro. Ficou interessado na automação de processos no departamento fiscal? Então a Dootax pode ajudá-lo!

A Dootax oferece soluções de robotização para a área fiscal, viabilizando uma redução da carga de trabalho mensal. Trata-se de uma plataforma que oferece uma ferramenta que automatiza tarefas – incluindo emissão de documentos fiscais, pagamento de tributos, armazenamento de documentos, manifesto do destinatário e muitos outros recursos.

Você gostou das dicas para manter o departamento fiscal em ordem durante a pandemia? Quer conhecer melhor as funcionalidades da Dootax? Então entre em contato com a nossa equipe de especialistas.

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Thiago Souza

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