Tax Transformation: saiba tudo sobre essa tendência

“Transformação digital” é um termo da moda em todos os setores, mas você sabia que também é possível usar a tecnologia para resolver problemas no setor tributário? O Tax Transformation representa justamente a aplicação desse conceito para conduzir as operações dessa área.

A necessidade de automatizar tarefas manuais para melhorar a eficiência e acompanhar as mudanças legislativas é um dos motivos pelos quais muitos departamentos fiscais estão planejando investir em Tax Transformation. E essa deve ser a grande tendência para o futuro.

Quer entender melhor o conceito de Tax Transformation? Então, confira logo a seguir!

O que é Tax Transformation?

O Tax Transformation nada mais é do que a aplicação da transformação digital dentro da área tributária de uma empresa. Ou seja, mais do que uma adoção tecnológica, representa uma integração entre processos, pessoas, tecnologia e dados para entender as obrigações fiscais e prever como as decisões vão impactá-las.

Além disso, automatizar atividades fiscais e tributária significa que os profissionais treinados podem redirecionar seu tempo para abordar estrategicamente essas mudanças e antecipar o que vem por aí.

Pilares do Tax Transformation

Para compreender melhor o conceito de Tax Transformation, vamos analisar os seus pilares:

1. Mudança de mindset

O primeiro passo para aplicar o Tax Transformation é mudar a visão sobre a área fiscal. É preciso ir além do pagamento de guias, multas, fiscalizações e autuações. Com o uso da tecnologia disponível, o setor fiscal pode ter um impacto mais estratégico para a organização.

Todas as informações estratégicas de uma empresa passam pelo setor fiscal. Com a capacidade de processar mais dados e integrar as informações, isso pode ser usado para auxiliar as outras áreas com insights de como otimizar as operações.

2. Robotização de processos (RPA)

A adoção de ferramentas de RPA (Robotic Process Automation) é fundamental para eliminar tarefas repetitivas e permitir que os profissionais da área fiscal tenham mais tempo para realizar análises preditivas e estratégicas.

O termo RPA refere-se à robotização de processos. Ou seja, é uma solução de automação que opera com softwares programados para executar tarefas – que também podem ser chamados de robôs.

Na prática, estamos falando de uma ferramenta capaz de automatizar processos e atividades por meio de scripts. Com base em um conjunto de regras e instruções, é possível deixar várias tarefas nas mãos desses robôs.

O objetivo é que eles reproduzam as ações que um humano executaria com perfeição, sem a necessidade de intervenção humana. Dessa forma, os profissionais não precisam se ocupar de atividades manuais e repetitivas – alocando o seu tempo em atividades mais complexas.

Dentro do setor fiscal, o RPA pode ficar responsável por várias atividades típicas dessa área:

• Inserção de dados no sistema;
• Preenchimento de informações em guias ou relatórios;
• Realização de cálculos;
• Recolhimento de tributos;
• Geração de relatórios;
• Envio de notificações e mensagens;
• Recuperação ou armazenamento de informações;
• Integração de informações com o ERP;
• Entre várias outras.

3. Adoção de metodologias ágeis para gestão de projetos

A adoção de metodologias ágeis para gestão de projetos é outro pilar essencial para o sucesso do Tax Transformation. Ao colocar isso em prática, torna-se possível melhorar a comunicação, a produtividade e ajustar o alinhamento de expectativas de entregas das tarefas.

4. Análise de dados e insights

Ao aplicar o Tax Transformation, espera-se que os profissionais tenham capacidade de processar mais informações e transformá-la em insights para o negócio. Um ótimo exemplo disso está no SPED – que é uma ótima fonte de insights e KPIs para a gestão da carga fiscal se utilizados de forma correta. Para isso, podem ser incorporadas ferramentas de BI, Data Analytics, entre outras.

Benefícios do Tax Transformation

Quando aplicado com sucesso, o Tax Transformation gera vários benefícios:

• Redução de custos. Uma das maiores vantagens de levar a tecnologia para o setor fiscal é a redução imediata e significativa nos custos necessários para executar as atividades. Quando o trabalho é automatizado, ele não apenas é concluído mais rapidamente, mas também pode ser executado 24 horas por dia, a uma taxa muito menor.
• Qualidade do trabalho. Vamos encarar: até o humano mais cuidadoso pode cometer erros. Multiplique esses erros pelo número de pessoas que executam tarefas de rotina para sua empresa e você pode estar olhando para um problema bastante caro. Com o RPA, o trabalho é realizado sem erros – afinal, os robôs são programados para executar suas tarefas sempre da maneira correta.
• Redução do tempo gasto. Quanto tempo leva um trabalhador humano para executar uma determinada tarefa, como preencher uma nota fiscal ou pagar uma guia de recolhimento? Mesmo que sejam apenas alguns minutos, um robô pode reduzir esse tempo para apenas alguns segundos. Multiplicando isso por dezenas de tarefas e vários funcionários, a economia de tempo se torna bastante expressiva.
• Simplicidade e flexibilidade. A automação de tarefas e fluxos de trabalho permite que os processos repetitivos sejam transferidos de humanos para máquinas com pouco esforço e rapidamente. Assim, os profissionais da área podem começar a focar nas atividades estratégicas.
• Insights e análises. Aprender com o passado pode ajudar os líderes da empresa a tomar melhores decisões para o futuro. A tecnologia oferece a capacidade de coletar, organizar, acompanhar, analisar, relatar e armazenar dados valiosos. Essas informações podem ser utilizadas para melhorar as operações atuais, resolver e corrigir problemas de maneira mais oportuna, prever com precisão e desenvolver as melhores práticas.

Você já conhecia o conceito de Tax Transformation? Está disposto a transformar sua área fiscal e tributária? Então, continue a leitura neste artigo!