Automação das Notas de Serviços Tomados

A emissão correta das notas fiscais é uma preocupação constante para as empresas brasileiras. Porém, não é apenas no momento da emissão que você deve dar atenção aos documentos fiscais. Quando um serviço é contratado é importante também monitorar as Notas Fiscais de Serviços tomados – que identificam essas operações.

As Notas Fiscais de Serviços tomados são necessárias em diversas situações para uma organização. Por isso, consultar as notas fiscais de todos os serviços contratados é uma prática comum em muitas empresas. O grande problema é o tempo gasto para realizar esse processo manualmente – exigindo o acesso no portal da prefeitura de cada uma das empresas.

Porém, existe uma solução para esse problema: a automação das Notas Fiscais de Serviços tomados. Confira neste artigo como você pode simplificar esse processo na sua empresa.

Como funciona a NFS-e?

Nos últimos anos a nota fiscal tradicional, emitida em papel, foi substituída pela Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e). Dessa forma, esse documento fiscal passou a ser emitido em formato digital – sendo enviadas diretamente para o poder público.

A modernização da nota fiscal teve um impacto positivo – tanto para as empresas quanto para o poder público. O registro de uma prestação de serviço passou a ser mais simples. Além disso, ocorreu uma redução de custo de impressão e de armazenamento de documentos fiscais.

Essas mudanças também afetaram o acesso às Notas de Serviços tomados. Como todas as informações estão armazenadas no ambiente digital, tornou-se mais fácil realizar essa consulta. E isso também significa que é possível deixar essa rotina nas mãos de soluções digitais – que são capazes de acelerar o processo.

Falta de padrões de layout da NFS-e: o maior obstáculo para as Notas de Serviços tomados

Quando falamos sobre a NFS-e, precisamos lembrar que os prestadores de serviço devem recolher o ISS – que é um tributo de competência municipal. Por isso, cada prefeitura é responsável por fornecer o sistema de arrecadação aos seus contribuintes.

Ou seja, cada município pode definir seu próprio layout de XML. Na prática, isso quer dizer que podem existir milhares de layouts diferentes no Brasil todo. Esse é o maior obstáculo para fazer a consulta das Notas de Serviços tomados.

Para cada consulta que você deseja realizar é preciso identificar a forma correta do XML. Depois disso, ainda é preciso lidar com os diferentes layouts que podem surgir.

A proposta de centralização da NFS-e

Para combater os problemas dos diferentes layouts das Notas Fiscais de Serviços, existe uma proposta que prevê a centralização da NFS-e. Ou seja, ocorreria uma padronização adotada por todos os municípios brasileiros.

A proposta da NFS-e nacional vem sendo discutida desde 2016. A principal ideia é que a Nota de Serviço seja padronizada em um formato único em todo o Brasil e passe a ser gerada e armazenada eletronicamente em Ambiente Nacional pela Receita Federal.

Certamente essa seria uma mudança que afetaria positivamente tanto as empresas prestadoras de serviço quanto todas as demais organizações que precisam consultar as Notas de Serviços tomados. Porém, ainda é um grande desafio constar com a adesão de todas as prefeituras do país.

Por que automatizar as Notas de Serviços tomados?

Fala-se muito sobre a automação da emissão das notas fiscais para reduzir custos, simplificar processos e aumentar a eficiência no setor fiscal. Com a evolução da tecnologia, tornou-se possível deixar as atividades repetitivas nas mãos das soluções digitais.

Porém, também existe a possibilidade de automatizar as Notas de Serviços tomados. Ou seja, as consultas são realizadas sem que um profissional tenha que entrar manualmente no site de cada uma das prefeituras das empresas que foram contratadas.

Veja quais são os principais benefícios de automatizar as Notas de Serviços tomados:

• Redução do tempo necessário para consultar as Notas de Serviços tomados
• Diminuição dos custos envolvidos na operação
• Alocação da mão de obra em outras atividades do setor fiscal
• Maior facilidade para garantir o compliance fiscal
• Aumento da segurança dos dados
• Otimização da gestão de tempo no setor fiscal