5 erros na gestão de notas fiscais e como evitar

A gestão de notas fiscais é um processo importante para empresas de todos os portes e segmentos. Estamos falando do principal documento fiscal para o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias. Mais do que isso, as notas fiscais são fonte de informação para a administração financeira das organizações.

Neste contexto, pequenos erros podem gerar grandes impactos – como inconsistências na contabilidade e autuações em auditorias – ou simplesmente demandar um grande retrabalho para contornar a situação. Além disso, também precisamos considerar os custos extras com multas e juros pela aplicação de penalidades.

Mas quais são os principais erros na gestão de notas fiscais e como evitá-los? Confira logo a seguir!

Importância de armazenar as notas fiscais em segurança

Você sabia que as notas fiscais devem ser armazenadas pelo prazo mínimo de 5 anos? Esse é o tempo que as empresas precisam guardar notas ficais para atender às exigências da Receita Federal. Neste período, o Fisco pode solicitar os documentos para conferência. Além disso, é dentro desse prazo (5 anos) que o Governo pode cobrar as dívidas atrasadas.

Essa simples obrigação já é motivo o suficiente para demonstrar a importância de uma boa gestão de notas fiscais. Porém, ainda precisamos considerar outras ótimas razões:

• Evitar complicações legais. A perda de documentos fiscais pode expor a empresa a autuações – gerando multas pelo descumprimento da obrigação acessória, que podem ultrapassar o limite de R$ 1.000,00 por documento perdido.
• Eficiência produtiva. Ao criar processos inteligentes para armazenar e gerenciar os documentos fiscais eletrônicos, toda a equipe fiscal consegue executar suas atividades do dia a dia com mais produtividade.
• Auxílio na gestão. Os documentos fiscais são repletos de informações úteis para a gestão empresarial. Quando você emite uma nota fiscal eletrônica, possui um documento com vários dados relevantes para atualizar os controles internos e gerar análises valiosas de informações, não é? Quando estão bem armazenados, os documentos fiscais podem ser explorados para a extração de dados.

Principais erros na gestão de notas fiscais

Agora que já entendemos a importância do armazenamento das notas fiscais, precisamos conhecer os principais erros na gestão de notas fiscais que podem causar complicações na sua empresa. Veja só:

1. Falta de organização

O primeiro dos erros na gestão de notas fiscais é a falta de organização. Se os profissionais não sabem exatamente como devem armazenar os documentos e nem onde procurá-los, são grandes as chances de que alguma informação seja perdida no meio do caminho.

Por isso, é recomendável adotar uma padronização na forma de gerenciar os documentos fiscais – garantindo que todos usem as mesmas ferramentas e sigam os mesmos procedimentos.

2. Armazenamento inadequado

Outro problema comum na gestão de notas fiscais é o armazenamento inadequado dos documentos. Exemplos disso incluem situações em que os documentos estão somente em um computador local sem backup ou espalhados em diversos locais sem qualquer ordenação.

3. Falta de controle no acesso aos documentos

As pessoas do departamento fiscal não conseguem ter acesso aos documentos que precisam? Ou, então, as notas fiscais são tão facilmente acessíveis que qualquer pessoa pode encontrá-las? Esses são os dois extremos de um mesmo erro: a falta de controle no acesso aos documentos.

4. Ausência de cópias de segurança

Imagine que todas as notas fiscais do último ano estejam salvas em um único computador. Se essa máquina estragar, como a sua empresa vai resgatar esses documentos? Certamente será uma situação delicada para solucionar.

É justamente por isso que o backup é fundamental quando falamos da gestão de notas fiscais. Garanta que todos os documentos fiscais que passam pela sua empresa tenham uma cópia de segurança e evite situações imprevistas desagradáveis.

5. Uso de comprovantes em papel

No mundo digitalizado em que vivemos, não podemos mais falar sobre o armazenamento de notas fiscais apenas em papel, não é? Esse é um erro que pode causar a perda de informações importantes e afeta a produtividade de todo o setor fiscal – que ainda depende da realização de processos manuais.

Por que investir em tecnologia para armazenar notas fiscais?

Todos os principais erros na gestão de notas fiscais possuem uma coisa em comum: podem ser facilmente solucionados com uma solução para o armazenamento de documentos fiscais. Com a ferramenta ideal, você pode reduzir os riscos e alavancar a eficiência desse processo na sua organização.

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