Quando pensar em RPA?

A utilização de softwares de Robotic Process Automation (RPA) é uma solução cada vez mais adotada pelos setores fiscais de empresas brasileiras. Isso acontece pela alta complexidade tributária que existe no Brasil – o que exige muito tempo para estar em compliance fiscal com a legislação fiscal brasileira. Mas, afinal, quando pensar em RPA?

As empresas brasileiras passam por um momento em que qualquer vantagem competitiva pode ser fundamental para superar os concorrentes e sobreviver no mercado. Os reflexos disso também podem ser observados na contabilidade, que reúne diversos esforços para a redução de custos e melhoria dos processos internos.

É por essa razão que a automação de processos se tornou tão popular nas empresas brasileiras. Por que perder tempo calculando tributos, emitindo guias e pagando de forma manual quando um software pode fazer essas operações de forma automática em poucos minutos? Esses sistemas digitais são uma ótima resposta para todos os desafios enfrentados pelo setor fiscal.

Neste artigo veremos quando você deve pensar em RPA e como funciona a automação dos processos no setor fiscal. Confira.

Quando pensar em RPA?

O RPA é uma tecnologia de automação de processos que tem o objetivo de substituir a intervenção humana em rotinas manuais. Existem vários processos de baixa complexidade intelectual mas que tomam muito tempo dos funcionários, certo? Com o uso de um software de RPA, esses processos ficam nas mãos de um sistema digital.

Entretanto, não são todas as rotinas de um departamento fiscal que podem ficar nas mãos desses sistemas. Conhecer qual pode ser a contribuição do RPA em uma organização é muito importante. Veja quando você pode pensar em RPA:

• Atividades repetitivas e processos estáveis. Essas rotinas possuem baixo grau de complexidade e podem ser executadas por um robô que assimila regras básicas para repetição.
• Grande volume / quantidade de dados. Imagine quantas notas fiscais uma empresa precisa emitir e registrar no sistema ao longo de um mês. É um processo que tomaria um grande tempo dos funcionários, não é? Com o uso do RPA é possível obter um ganho de tempo.
• Decisões baseadas em regras pré-definidas. Os robôs conseguem obter resultados fantásticos quando são configurados com base em regras pré-definidas, precisando apenas executar atividades simples.
• Informações eletrônicas. Como são sistemas digitais, os softwares de RPA lidam com informações em formato eletrônico.
• Compliance dos processos. O sistema de RPA se certifica de que todas as normas e procedimentos estão sendo cumpridos de forma integral, minimizando as chances de falhas ou erros.
• Interface do usuário. Apesar de toda a complexidade por trás de um software de RPA, a interface do usuário é prática e intuitiva – facilitando a sua utilização.

Níveis de automação por robô

Nem todos os robôs exercem rotinas com o mesmo grau de automação. Essa tecnologia está em desenvolvimento constante e é possível realizar tarefas cada vez mais complexas com o uso de uma plataforma digital.

Para compreendermos exatamente o que um software de RPA pode fazer pela sua empresa, podemos classificar os robôs em escalas de automação:

• Manual (grau de automação 0): trabalhos repetitivos executados por pessoas, e não por sistemas digitais.
• Processos semi-automatizados – BPO (grau de automação 1): força de trabalho colaborativa entre humanos e robôs. Exige supervisão humana constante.
• Automatização – Robótica (grau de automação 2): manipula softwares da mesma forma que os humanos usam esses sistemas e possuem a capacidade de realizar tarefas repetitivas com base em regras pré-determinadas.
• Inteligência artificial (grau de automação 3): possuem a capacidade de evolução e auto-aprendizado, podendo ficar responsáveis pelo monitoramento da força de trabalho. Exigem grande quantidade de dados para funcionar.

O que os robôs podem fazer na operação fiscal

Mas então, como esses robôs atuam dentro de um departamento fiscal? É importante saber isso para decidir quando pensar em RPA.

Confira as atividades desenvolvidas por um software de RPA fiscal, como os da Dootax:

• Captura de informações de planilhas, documentos de texto, PDFs ou outro arquivos
• Download e upload de arquivos
• Verificação e comparação das informações contidas em duas ou mais fontes distintas
• Extração de relatórios de ERP ou solução fiscal
• Preenchimento de formulários com base em informações obtidas em outras fontes

Com base em atividades de baixa complexidade (como a assimilação de informações e preenchimento automático de formulários) esses robôs podem ficar encarregados de diversas rotinas dentro de um setor fiscal, não é? Basta que eles sejam configurados corretamente para atender às necessidades.

Sua empresa já está pronta para começar a pensar em RPA Fiscal? Deseja conhecer melhor o funcionamento desses sistemas digitais? Então visite o site da Dootax!