Compliance fiscal é um termo que ficou muito popular nas organizações brasileiras. Os assuntos fiscais e tributários sempre geraram muitas dúvidas nas empresas brasileiras, certo? Com tantas normas e procedimentos a serem observados, muitos gestores ficam inseguros em relação a todas exigências legais.
Foi para otimizar a relação das empresas com os processos fiscais que surgiu o conceito de compliance fiscal. Trata-se de uma ótima forma de reduzir os riscos de penalidades relacionadas às obrigações fiscais e tributárias.
Neste artigo veremos o que é compliance fiscal e tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Confira.
O que é compliance?
Compliance é uma palavra da língua inglesa que tem origem no verbo “to comply”, que pode ser traduzido como “cumprir uma norma“. Esse é um conceito que ficou muito popular dentro das organizações com o significado de encontrar as melhores formas e processos de executar determinado trabalho.
Compliance é o conjunto de técnicas e disciplinas utilizadas para cumprir normas legais, regulamentadoras, políticas ou diretrizes definidas por uma empresa. Para alcançar esse objetivo, são utilizadas ferramentas que auxiliam no controle sobre todos os processos internos – sempre com foco em identificar e evitar desvios no fluxo de trabalho.
O que é compliance fiscal?
Compliance fiscal é um conjunto de processos e práticas adotados pelas empresas para garantir que as suas operações estejam em conformidade com as normas e obrigações fiscais aplicáveis.
Todas as empresas brasileiras precisam encarar diversas normas relacionadas a tributação, certo? Por essa razão o compliance fiscal é uma das grandes tendências no ambiente empresarial.
Os diversos tributos a serem pagos, normas a serem seguidas e inúmeras mudanças na legislação apenas comprovam a necessidade que uma empresa tem de criar normas práticas para o cumprimento de todas obrigações fiscais.
As práticas de compliance fiscal podem incluir a adoção de controles internos para a gestão dos tributos, o monitoramento das obrigações fiscais, o uso de tecnologias que auxiliem no cumprimento das obrigações e a verificação do correto preenchimento de documentos fiscais, além da realização de auditorias.
Importância do compliance fiscal
O compliance fiscal é de extrema importância para as empresas brasileiras por várias razões. Veja só as principais:
- Cumprimento legal. As leis fiscais no Brasil são complexas e estão sujeitas a mudanças frequentes. O compliance fiscal garante que a empresa esteja em conformidade com todas as regulamentações e obrigações fiscais em vigor, evitando multas, penalidades e litígios legais.
- Redução de riscos. O não cumprimento das leis fiscais pode resultar em sérios riscos para as empresas, incluindo sanções financeiras e até mesmo criminais. O compliance fiscal ajuda a mitigar esses riscos, protegendo a empresa de consequências negativas.
- Reputação e credibilidade. Empresas que operam de forma ética e transparente em relação aos seus impostos tendem a ter uma reputação melhor perante os clientes, investidores e autoridades. O compliance fiscal demonstra um compromisso com a integridade e responsabilidade corporativa.
- Eficiência operacional. Processos de compliance fiscal bem estabelecidos podem melhorar a eficiência operacional da empresa, reduzindo erros, retrabalho e custos associados ao cumprimento das obrigações fiscais.
- Acesso a benefícios fiscais. O cumprimento das leis fiscais pode permitir que a empresa se qualifique para benefícios fiscais, incentivos e regimes especiais oferecidos pelo governo. Isso pode incluir isenções fiscais, créditos tributários e outros benefícios que ajudam a reduzir a carga fiscal da empresa.
Riscos do não compliance
A ausência do compliance fiscal em uma empresa pode gerar vários riscos para uma empresa. Já imaginou as consequências de descumprir uma norma legal por descuido nos processos internos? As penalidades podem variar desde multas até a impossibilidade de realizar negócios.
Confira os principais riscos do não compliance:
- Multas e outras penalidades. O descumprimento das normas fiscais e tributárias implica em multas, juros e outras penalidades previstas na legislação – que podem afetar negativamente todo o planejamento financeiro da sua empresa.
- Lentidão nos processos internos. Erros no preenchimento, retrabalho nos processos e confusão entre os funcionários são alguns dos fatores que causam lerdeza nos processos fiscais de empresas que não adotam o compliance fiscal.
- Dificuldade no acompanhamento da legislação. Sem normas internas que estimulam a atualização legislativa, é muito comum vermos empresas que enfrentam dificuldades para acompanhar as mudanças tributárias.
- Desconhecimento sobre o funcionamento dos tributos. Uma empresa precisa pagar diversos impostos, taxas e contribuições, certo? Cada um desses tributos possui um funcionamento diferente que precisa ser observado para que todas obrigações sejam observadas.
- Imagem negativa no mercado. Uma empresa que enfrenta dificuldades fiscais com regularidade pode ficar com uma imagem manchada no mercado – o que afeta o seu relacionamento com clientes, fornecedores e parceiros.
Benefícios do compliance fiscal
Por outro lado, o compliance fiscal produz diversos benefícios para uma organização – que podem ser notados de forma direta e indireta. Confira tudo o que a sua empresa pode ganhar ao adotar esse conceito:
Benefícios diretos
- Monitoramento de todas as obrigações a serem cumpridas e acompanhamento dos prazos
- Armazenamento de todos os documentos necessários para comprovação
- Preenchimento correto das notas fiscais, observando as normas tributárias
- Geração robotizada de guias para o recolhimento dos tributos
- Processo de auditoria para identificar potenciais erros
Benefícios indiretos
- Redução dos riscos de penalidades
- Agilidade nos processos internos
- Fácil acesso às informações fiscais
- Redução de custos relacionados aos tributos
- Padronização de processos internos
- Construção de uma imagem positiva da empresa no mercado
Diferença entre compliance fiscal e compliance tributário
Compliance fiscal e compliance tributário frequentemente são utilizados em contextos semelhantes, pois ambos se referem ao cumprimento das leis e regulamentações fiscais. No entanto, existem diferenças importantes entre esses conceitos.
Compliance fiscal
Geralmente, o compliance fiscal abrange todas as obrigações relacionadas ao cumprimento das leis fiscais em um sentido amplo. Isso inclui não apenas o cumprimento das obrigações tributárias, como pagamento de impostos, mas também o cumprimento de outras leis fiscais – como aquelas relacionadas à emissão de notas fiscais, retenção na fonte, contribuições previdenciárias, entre outros aspectos fiscais.
Compliance tributário
Por sua vez, o compliance tributário está mais especificamente relacionado ao cumprimento das obrigações tributárias, ou seja, às questões relacionadas aos impostos, taxas e contribuições que uma empresa deve pagar. Isso inclui a correta apuração, recolhimento e declaração dos impostos devidos, bem como o cumprimento de prazos e procedimentos exigidos pelas autoridades fiscais.
Passo a passo para colocar o compliance fiscal em prática
Afinal, como aplicar o compliance fiscal em uma empresa? Veja só o passo a passo que preparamos para ajudar você nesse processo:
1. Faça uma avaliação da situação atual
O primeiro passo para implementar o compliance fiscal é conduzir uma análise detalhada da situação fiscal atual da empresa. Neste momento, procure identificar áreas de risco e fraquezas nos processos fiscais existentes.
2. Busque entendimento pleno da legislação fiscal
É fundamental se manter atualizado sobre as leis fiscais brasileiras aplicáveis ao negócio, certo? Identifique quais leis e regulamentos são relevantes para a sua empresa para criar processos que atendam às exigências legais.
3. Desenvolva políticas e procedimentos
Depois de mapear as obrigações fiscais da organização, é hora de desenvolver políticas e procedimentos claros relacionados ao cumprimento das exigências. É importante estabelecer diretrizes que possam ser adotadas por todos os profissionais na condução dos processos fiscais e tributários.
4. Implemente controles internos
Estabeleça controles internos para garantir o cumprimento das políticas e procedimentos fiscais. Ao implementar esse processo revisão e validação, é possível garantir a precisão das informações fiscais.
5. Forneça treinamentos
É essencial fornecer o treinamento adequado para os profissionais sobre as políticas e procedimentos fiscais. Além disso, você também pode considerar a criação de programas de conscientização para promover a importância do compliance fiscal em toda a organização.
6. Adote o monitoramento e revisão contínua
Monitore regularmente o cumprimento das obrigações fiscais e o funcionamento dos controles internos. As revisões periódicas permitem identificar áreas de melhoria e ajustar as políticas e procedimentos conforme necessário.
7. Conte com o auxílio da tecnologia
Por fim, não deixe de buscar o auxílio da tecnologia para implementar o compliance fiscal na sua empresa. Com a ajuda de soluções digitais, é possível otimizar processos e ter ainda mais controle sobre todo o fluxo de operações.
Trabalho manual aumenta a possibilidade de erros
Boa parte do sucesso do compliance fiscal está na integração entre as informações fiscais – que precisam estar corretas na emissão da nota fiscal, geração das guias para pagamento de tributos e em todas outras obrigações fiscais e contábeis.
A automação de processos fiscais contribui para que isso seja colocado em prática. Quanto menos a empresa depender dos processos manuais, menores são as chances de ocorrência de erros nos procedimentos fiscais e tributários.
Imagine todos os problemas que poderiam surgir por conta do preenchimento errado de um documento de arrecadação. Uma simples vírgula no local errado faz com que a sua empresa recolha um valor superior ou inferior ao devido – o que pode gerar várias outras consequências negativas.
A tecnologia pode ser sua grande aliada para evitar os riscos fiscais. Com o uso de softwares para cálculo de tributos, emissão de documentos fiscais e entrega das declarações grande parte dos processos internos são automatizados – garantindo eficiência e qualidade nesses processos.
Esse processo pode evoluir ainda mais se começarmos a falar de robotização de processo, que consiste especificamente em definir diversos processos repetitivos e sensíveis que são realizados por humanos que podem ser automatizados. O pagamento de tributos é um exemplo claro disso, pois logo após a apuração o usuário do sistema deve manualmente pegar o valor, acessar o respectivos site (RFB, SEFAZ ou Prefeitura) e digitar novamente todos os valores.
Você já conhecia o conceito de compliance fiscal? Continue a visita em nosso blog e descubra como a Dootax pode ajudar no seu compliance tributário.
