Quanto tempo guardar notas fiscais? Saiba mais

Todas as empresas devem guardar notas fiscais após sua emissão ou recebimento. Mas essa é uma obrigação que pode despertar algumas dúvidas entre empresários e profissionais da área fiscal. E a principal delas é: por quanto tempo uma empresa deve guardar notas fiscais?

Você já sabe que é obrigatório guardar notas fiscais. Porém, nenhuma empresa deseja ficar armazenando documentos sem utilidade alguma por décadas, não é?

Neste artigo vamos responder essa questão e abordar os principais pontos sobre a obrigação de guardar notas fiscais da empresa. Confira!

Quanto tempo guardar notas fiscais da empresa?

5 anos. Esse é o tempo que as empresas precisam guardar notas ficais para atender às exigências da Receita Federal. Neste período, o Fisco pode solicitar os documentos para conferência. Além disso, é dentro desse prazo (5 anos) que o Governo pode cobrar as dívidas atrasadas.

No entanto, também é importante considerar que a SOX sugere o arquivamento desses documentos pelo período de 7 anos para garantir o compliance.

E os outros documentos?

Já vimos por quanto tempo a empresa tem que guardar notas fiscais. Mas e os outros documentos fiscais, por quantos anos devem ser armazenados?

Guarde por 5 anos:

• Comprovantes de pagamento de faturas de cartões de crédito;
• Comprovantes de pagamentos de água, luz, telefone, internet e gás;
• Comprovantes de pagamentos de tributos em geral, por exemplo, IPTU, IR, CSLL, Cofins, Simples Nacional;
• Comprovantes de lançamentos;
• Livros fiscais e contábeis;
• Declarações como DIPJ, DCTF, DIRF e declaração de ajuste anual.

Guarde por 10 anos:

• Comprovantes de declaração e pagamento do IRPJ;
• Lalur (Livro de Apuração do Lucro Real).

A importância de guardar notas fiscais corretamente

É importante ressaltar que, quando falamos sobre guardar notas fiscais, estamos nos referindo ao arquivo XML – que é gerado durante a emissão da nota fiscal e tem como função registrar todos os detalhes da transação.

Ou seja, as empresas estão obrigadas pela legislação a armazenar o XML da NFe pelo prazo mínimo de 5 anos – tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador. A partir disso, guardar notas fiscais com segurança se torna importante por três motivos principais:

• Questões legais. Armazenar corretamente os documentos fiscais permite que sua empresa cumpra as obrigações legais relacionadas ao armazenamento da documentação fiscal pelo prazo mínimo previsto na legislação. Por outro lado, as organizações que não armazenam corretamente essas informações podem sofrer penalidades legais.
• Eficiência produtiva. Ao criar processos inteligentes para armazenar e gerenciar os documentos fiscais eletrônicos, toda a equipe fiscal consegue executar suas atividades do dia a dia com mais produtividade.
• Auxílio na gestão. Os documentos fiscais são repletos de informações úteis para a gestão empresarial. Quando você emite uma nota fiscal eletrônica, possui um documento com vários dados relevantes para atualizar os controles internos e gerar análises valiosas de informações, não é? Quando estão bem armazenados, os documentos fiscais podem ser explorados para a extração de dados.

Possíveis consequências para uma empresa que perde esses comprovantes

O prazo de 5 anos de armazenamento é mais que uma boa prática, é uma das obrigações fiscais de uma empresa. E se você não guardar notas fiscais pelo prazo mínimo, o que pode acontecer?

Dentro desse prazo de 5 anos, a Receita Federal pode solicitar os documentos fiscais para analisar sobre eventuais irregularidades tributárias.

Caso a sua empresa não tenha os documentos para confirmar que realizou os recolhimentos devidos, deverá recolher o tributo de novo com multa de até 20% do valor contestado pelo Fisco mais os juros da taxa básica de juros (Selic). Já a multa para cada arquivo XML de nota fiscal não apresentado em uma fiscalização pode passar de R$ 1.000,00.

Além disso, a penalidade pode chegar a prisão. A Lei 8.137 prevê os crimes contra a “Ordem Tributária” – que incluem determinações contra a não apresentação de notas fiscais ou dos códigos XML da documentação eletrônica.

Dicas para um armazenamento organizado de notas fiscais

Para ficar longe das complicações legais, é importante criar um processo eficiente para o armazenamento de documentos fiscais. Veja só algumas dicas para otimizar a gestão de notas fiscais e outros documentos:

1. Organize os documentos de forma eficiente

Comece dando uma atenção especial para a organização desses documentos. Sempre que uma Nota Fiscal for emitida, é preciso que ela seja processada e armazenada corretamente.

O ideal é que esses dados sejam facilmente acessados pelas pessoas autorizadas, permitindo uma busca ágil e prática. Com isso, todas as atividades do departamento fiscal fluem com mais eficiência.

2. Planeje o local de armazenamento dos arquivos

Até alguns anos atrás, os documentos fiscais ficavam armazenados em armários, caixas e gavetas – ocupando um grande espaço e dificultando sua organização. Com a digitalização desses documentos, tornou-se possível migrar o gerenciamento para o computador.

Atualmente, existem muitas soluções que permitem o armazenamento dos documentos na nuvem. Para isso, é importante encontrar uma ferramenta que simplifique ao máximo o uso para os profissionais, automatizando tarefas.

Com um bom software, o armazenamento e organização dos documentos acontece de forma simples e prática.

3. Faça a categorização dos documentos fiscais

Os profissionais da área fiscal precisam lidar com inúmeros documentos entrando e saindo da empresa todos os dias, certo? Por conta disso, categorizá-los é fundamental para aumentar a eficiência do departamento fiscal.

Para isso, você organizar seus arquivos por tipo de operação, CNPJ, data, inscrição estadual, entre outras variáveis. Assim, você pode gerenciar cada um dos documentos da maneira mais adequada.

4. Avalie a temporalidade dos documentos

Já vimos que grande parte dos documentos fiscais devem ser armazenados pelo prazo mínimo de 5 anos – mas existem algumas exceções. Por isso, a temporalidade deve ser monitorada com frequência, garantindo que todos os documentos fiquem disponíveis pelo tempo necessário.

5. Encontre uma ferramenta para automatizar processos

Todo o processo de gerenciar documentos fiscais fica mais fácil e eficiente quando você conta com a ajuda da tecnologia. Atualmente, você pode automatizar várias tarefas e garantir que seus documentos estejam sempre seguros e organizados na nuvem.

Benefícios de guardar notas fiscais na nuvem

O armazenamento na nuvem representa um salto de eficiência no arquivamento de notas fiscais – gerando mais proteção e praticidade para a sua empresa. Veja só quais são os maiores benefícios de optar pelas soluções de armazenamento de NFe na nuvem:

• Agilidade no gerenciamento: com os documentos fiscais armazenados na nuvem, é possível acessá-los de qualquer dispositivo conectado à internet. Assim, sua empresa ganha agilidade na hora de localizar NFe e seus XMLs.
• Integração com vários canais: uma boa solução para arquivar NFe na nuvem permite a integração com diversos canais para o recebimento de XML.
• Segurança: na nuvem, você garante armazenamento confiável de todos os documentos fiscais. Além disso, monitora automaticamente notas emitidas contra o seu CNPJ, prevenindo problemas com notas frias.
• Obrigações em dia: com todas essas facilidades, sua empresa fica preparada para as exigências do Fisco e alcança o compliance.

Você já sabia por quanto tempo uma empresa deve guardar notas fiscais? Quer continuar aprendendo mais sobre o assunto? Então, descubra a melhor forma de arquivar NFe.