Business case: o que é e para que serve?

Está se tornando cada vez mais importante para as empresas a capacidade de focar em investimentos que proporcionem verdadeiro valor. Por isso, iniciativas surgem em todas as áreas – incluindo inovação, realocações de fábrica, novos produtos e serviços, investimentos em TI, tecnologia fiscal, entre outros. Todas elas devem ser aceitas ou rejeitadas com base no valor de negócios que fornecem. E o business case é uma ferramenta que auxilia neste processo.

As razões e vantagens de um projeto podem parecer perfeitamente óbvias para você, mas podem não ser tão aparentes para outros tomadores de decisão. Afinal, eles lidam com diversas outras iniciativas de todas as áreas da organização.

Por isso, para fazer com que a gerência aprove um projeto, é necessário construir um business case que demonstre por que ele é necessário e quais serão os seus benefícios quando for finalizado.

Você quer entender melhor o que é e para que serve o business case? Então, confira logo a seguir!

O que é business case?

O business case é um documento feito nas primeiras etapas do projeto e que traz informações importantes para auxiliar na tomada de decisão. Trata-se de uma das formas mais eficazes de se defender uma ideia para a implementação de novas ferramentas e processos dentro das empresas.

Na prática, o business case desencadeia um processo para examinar criticamente as oportunidades, alternativas, estágios do projeto e investimento financeiro para fazer uma recomendação sobre o melhor curso de ação que criará valor para o negócio.

Qual é o objetivo de criar um business case?

Criar um business case permite que você adote uma abordagem disciplinada para examinar todas as oportunidades, riscos e alternativas, além do investimento financeiro necessário para tirar uma inovação do papel.

Quando é dedicado um tempo para desenvolver um business case sólido, a proposta de investimento é muito mais informada. Por sua vez, isso aumentará os benefícios e o valor do projeto e reduzirá os riscos. Há também uma probabilidade muito maior de obter apoio para prosseguir com o investimento.

Na prática, um business case é usado quando você precisa:

• Demonstrar o valor que um produto ou serviço proposto geraria para sua organização;
• Obter a aprovação do conselho para investimento;
• Decidir se deseja terceirizar uma função específica;
• Realocar operações de negócios e instalações;
• Priorizar projetos dentro de sua organização que estejam competindo por recursos;
• Garantir o financiamento e os recursos financeiros para implementar um projeto.

Um business case é diferente do plano de negócios

Uma confusão comum que pode surgir quando falamos de business case é com um plano de negócios. Entretanto, esses são conceitos bastante distintos que possuem objetivos diferentes.

Um plano de negócios é um conjunto documentado de metas, objetivos e estratégias de negócios que uma organização pretende atingir nos próximos anos. Ele inclui informações de mercado, segmentação de clientes, produtos e serviços, previsões de vendas e estimativas de custos e previsões financeiras.

Já o business case atua como um argumento de venda com análise e justificativa robustas. Trata-se de uma das ferramentas de tomada de decisão mais poderosas disponíveis para a equipe de liderança da organização. Ele fornece aos gestores uma avaliação do investimento, benefícios e riscos de uma determinada decisão.

Esse documento responde à pergunta: o que acontecerá se continuarmos com essa decisão de investimento? A justificativa é apresentada em um documento cuidadosamente construído, detalhando o raciocínio para convencer um tomador de decisão a aprovar a recomendação de investimento.

As questões fundamentais a serem consideradas no desenvolvimento do business case são:

• Em quais alternativas devemos investir para gerar mais valor para a organização?
• As outras alternativas são mais lucrativas?
• Este investimento proporcionará benefícios de alto valor?
• É estrategicamente a melhor abordagem?
• A organização deveria considerar investir nesta proposta?

A questão prática também deve ser abordada: a proposta pode ser implementada conforme planejado, entregue dentro do prazo e do orçamento e produzir os benefícios esperados? A partir disso, torna-se possível tomar as melhores decisões considerando a organização como um todo.

Benefícios do business case

Já vimos as principais características do business case. Mas quais são os benefícios de investir tempo na criação de um business case? Veja só os principais:

• Tomada de decisão informada. Um business case fornece uma análise detalhada dos custos, benefícios e riscos associados a um projeto, permitindo que os tomadores de decisão tenham uma compreensão clara das implicações antes de aprovar o investimento.
• Justificação de recursos. Ao apresentar uma argumentação sólida sobre os potenciais retornos sobre o investimento (ROI), um business case ajuda a justificar a alocação de recursos financeiros, humanos e materiais para um projeto específico.
• Priorização de projetos. Em organizações com múltiplos projetos em andamento, um business case ajuda a priorizar quais projetos devem receber mais recursos – com base em sua viabilidade, alinhamento estratégico e potencial de retorno.
• Comunicação efetiva. O processo de desenvolvimento de um business case envolve a comunicação clara dos objetivos do projeto, benefícios esperados e riscos envolvidos. Isso facilita a compreensão e o apoio das partes interessadas.
• Minimização de riscos. Ao identificar e analisar os riscos potenciais associados a um projeto, um business case permite que as organizações implementem medidas para mitigar esses riscos e aumentem a probabilidade de sucesso do projeto.

Passo a passo para fazer um business case

Ficou interessado em criar um business case? Vamos analisar as principais etapas envolvidas neste processo:

1. Resumo executivo

Comece com um resumo executivo conciso que destaque os principais pontos do business case, incluindo a necessidade do projeto, seus objetivos, benefícios esperados e recomendações.

2. Contexto e justificativa

Descreva o contexto em que o projeto se insere, identificando os problemas ou oportunidades que motivam sua realização. Explique por que o projeto é necessário e como ele se alinha aos objetivos estratégicos da organização.

3. Objetivos do projeto

Defina claramente os objetivos do projeto, especificando o que se espera alcançar ao final. Esses objetivos devem ser mensuráveis e alinhados com a missão e visão da organização.

4. Análise de alternativas

Apresente uma análise das alternativas consideradas, incluindo a opção de não fazer nada. Avalie as vantagens e desvantagens de cada alternativa em relação aos objetivos do projeto.

5. Benefícios esperados

Liste e quantifique os benefícios esperados do projeto. Isso pode incluir aumento de receita, redução de custos, melhoria da eficiência operacional, entre outros. Certifique-se de que os benefícios sejam realistas e alcançáveis.

6. Custos e investimentos

Estime os custos associados à realização do projeto, incluindo custos iniciais e contínuos. Isso pode abranger recursos humanos, materiais, tecnologia, consultorias, entre outros. Apresente também uma análise de retorno sobre o investimento (ROI).

7. Riscos e mitigações

Identifique os principais riscos que podem afetar o sucesso do projeto e desenvolva estratégias para mitigá-los. Isso pode incluir riscos relacionados a prazos, orçamento, tecnologia, regulamentações, entre outros.

8. Plano de implementação

Descreva como o projeto será implementado, incluindo as principais etapas, responsabilidades, cronograma e marcos de progresso. Não se esqueça de incluir um plano de comunicação e gerenciamento de mudanças.

9. Avaliação de viabilidade

Realize uma análise de viabilidade para determinar se o projeto é financeiramente e operacionalmente viável. Isso pode incluir análises de custo-benefício, análise de retorno sobre o investimento (ROI) e análise de sensibilidade.

10. Recomendação e conclusão

Com base na análise apresentada, faça uma recomendação clara sobre a viabilidade do projeto e se ele deve avançar ou não. Recapitule os principais pontos do business case e destaque os próximos passos.

11. Revisão e atualização

Por fim, revise e atualize o business case conforme necessário à medida que o projeto progride, garantindo que ele permaneça relevante e atualizado ao longo do tempo.

Explore os benefícios do business case

Acabamos de ver toda a importância de um business case e os principais passos para colocá-lo em prática, certo? Com essa ferramenta, você pode acelerar a adoção de novas tecnologias que geram benefícios para a sua empresa – incluindo as ferramentas de automação fiscal.

Quer descobrir como criar um business case para defender a automação fiscal? Confira neste artigo da Dootax!