Qual a melhor forma de realizar o controle de vencimento de certidões?

Como é feito o controle de vencimento de certidões na sua empresa? Em muitas organizações, esse processo não recebe a devida atenção. Porém, estamos falando de um monitoramento importante para que a empresa evite riscos – como uma pendência não identificada ou a impossibilidade de realizar operações que demandam uma certidão negativa.

As dificuldades no controle de vencimento de certidões ficam ainda mais complexas quando uma empresa precisa emitir e controlar certidões manualmente. Estamos falando de um processo repetitivo e que demanda um tempo valioso do seu departamento fiscal e tributário.

Mas como aumentar a eficiência no controle de vencimento de certidões? Confira logo a seguir!

Certidões negativas: o que são e por que importam?

As certidões negativas são documentos emitidos por órgãos governamentais que comprovam a ausência de débitos pendentes em nome de uma pessoa física ou jurídica. Para empresas, elas são verdadeiros atestados de “bom pagador” e são solicitadas em diversas situações, como:

• Abrir um negócio;
• Participar de licitações e concorrências públicas;
• Ser aprovado como fornecedor de empresas multinacionais;
• Empréstimos e financiamentos;
• Auditorias;
• Transações com imóveis e veículos;
• Regularização de espólios;
• Saída do país.

Mais do que isso, a certidão negativa pode ser extremamente útil simplesmente para evitar surpresas. Afinal, manter as certidões em dia demonstra organização e evita autuações inesperadas – como pendências financeiras que a organização desconhece.

As certidões negativas essenciais para sua empresa

As certidões negativas podem ser emitidas por vários órgãos do governo – cada um com uma finalidade diferente. E, embora a lista de certidões possa variar dependendo do setor de atuação e do porte da empresa, algumas são consideradas essenciais para a maioria dos negócios:

• Certidão de Regularidade Fiscal (CND): Emitida pela Receita Federal, comprova a regularidade fiscal da empresa em relação aos tributos federais.
• Certidão Negativa de Débito do INSS: Atesta a regularidade da empresa em relação às contribuições previdenciárias.
• Certificado de Regularidade do FGTS (CRF): Emitido pela Caixa Econômica Federal, comprova a regularidade da empresa em relação aos depósitos do FGTS dos funcionários.
• Certidões Estaduais e Municipais: Variam de acordo com a localização da empresa e comprovam a regularidade em relação aos impostos estaduais (ICMS) e municipais (ISS).

Qual é o prazo de validade das certidões negativas?

Um dos pontos mais importantes a serem observados é o prazo de validade das certidões. Esse prazo pode variar dependendo do tipo de certidão e do órgão emissor. Algumas certidões têm validade de 30 dias, outras de 60, 90 ou até 180 dias.

Por isso, é fundamental verificar o prazo de validade de cada certidão no momento da emissão e manter um controle rigoroso para evitar que elas expirem.

Importância de manter as certidões negativas em dia

As certidões negativas são documentos que comprovam que não existem pendências em nome de uma pessoa física ou jurídica, certo? Elas são emitidas por diferentes órgãos do governo e possuem uma data de validade. Após isso, é preciso que seja emitida uma nova certidão.

Ou seja, o controle de vencimento de certidões garante que os documentos da sua empresa estejam sempre dentro da data de validade. Com isso, sua organização fica segura de que tudo está de acordo com a lei.

Por outro lado, a falta de controle das certidões negativas pode acarretar a existência de Certidões Positivas – que apontam para pendências na empresa. Quando isso acontece, diversas oportunidades podem ser perdidas – desde a participação em uma licitação até a negociação com um fornecedor.

Riscos de não ter um bom controle de vencimento de certidões

O controle de vencimento de certidões garante que a empresa sempre tenha em mãos os documentos que serão necessários nas suas operações. Afinal, quando isso não acontece, a empresa pode não ter tempo hábil para atualizar o documento – sofrendo prejuízos ou perdendo oportunidades.

Na prática, não se atentar à validade das certidões negativas pode causar transtornos como:

• Perda de oportunidades de negócios e licitações;
• Dificuldade em obter empréstimos e financiamentos;
• Problemas com auditorias;
• Complicações com relações comerciais internacionais;
• Danos à reputação da empresa perante agentes externos.

Planilha ou software: qual é a melhor para o controle de vencimento de certidões?

Ao longo dos anos, muitas organizações começaram a fazer o controle de vencimento de certidões usando planilhas. Nesses documentos é possível inserir todas as certidões negativas e suas datas de validade.

Porém, temos que considerar que todo esse controle deve ser feito manualmente e está suscetível a erros humanos. Além disso, pode demandar um grande tempo fazer o controle de dezenas de certidões.

Veja só alguns dos riscos em fazer o controle de vencimento de certidões usando planilhas:

Risco de informações equivocadas

Todas as informações que constam em uma planilha devem ser inseridas manualmente, certo? Isso abre margem para dados desatualizados, informações perdidas ou alterações acidentais.

Ausência de medidas de segurança

Uma planilha não possui medidas de segurança para evitar que os dados sejam extraviados ou corrompidos. Por conta disso, todo o controle de certidões corre o risco de ser comprometido.

Falta de integração

Por sua natureza, as planilhas são documentos independentes. Eles não se conectam a qualquer outro software que você usa. Ou seja, toda a gestão de dados deve ser feita manualmente – demandando mais tempo e esforços da equipe.

Lentidão na realização dos processos

Conforme aumenta a quantidade de informações armazenadas nas planilhas, o tempo para atualizar o controle de vencimento de certidões se torna maior. Isso acontece porque as planilhas:

• Não preenchem informações automaticamente, obrigando os funcionários a gastar mais tempo na entrada de dados;
• São difíceis ou impossíveis de integrar com outros sistemas;
• Não são escaláveis. À medida que aumenta a complexidade e a variedade de tarefas em nossas planilhas, mais trabalho elas exigem para mantê-las atualizadas.

Os softwares de automação surgiram justamente para mitigar esses riscos. Em vez de inserir todos os dados manualmente, é possível manter um controle automático sobre o vencimento de todas as certidões. Mais do que isso, é possível gerenciar e emitir CND com facilidade e eficiência.

Automação fiscal: a solução para o controle de vencimento de certidões

A melhor forma de controlar o vencimento das certidões negativas é, sem dúvida, a automação fiscal. Um software de RPA (Robotic Process Automation) é capaz de:

• Monitorar as datas de vencimento.:O software acompanha automaticamente as datas de vencimento de todas as certidões da sua empresa.
• Emitir alertas: Você recebe alertas por e-mail ou no próprio sistema quando uma certidão está prestes a vencer.
• Renovar as certidões automaticamente: O software pode renovar as certidões automaticamente, sem que você precise se preocupar em acessar os sites dos órgãos emissores e preencher formulários.

Além disso, usar uma solução para realizar o controle de vencimento de certidões permite que você tenha acesso a diversos benefícios da automação fiscal:

• Redução de riscos: Evita o vencimento das certidões e, consequentemente, multas e outras penalidades.
• Economia de tempo: Libera sua equipe para atividades mais estratégicas, em vez de tarefas manuais e repetitivas.
• Maior controle: Permite ter uma visão clara e centralizada de todas as certidões da empresa, com alertas e relatórios personalizados.
• Conformidade fiscal: Garante que sua empresa esteja sempre em dia com suas obrigações fiscais.

Otimize a gestão de certidões na sua empresa

Vimos neste artigo toda a importância de gerenciar corretamente as certidões da sua empresa. Na comparação entre as planilhas e um software, a tecnologia de automação pode trazer resultados mais vantajosos para o seu negócio – gerando ganhos de tempo e recursos.

Quer saber mais sobre como gerenciar as certidões negativas automaticamente? Aprenda neste artigo!