Tudo sobre gestão de documentos fiscais

A gestão de documentos fiscais é uma das principais rotinas para qualquer empresa que busca a continuidade de suas atividades. Em especial, o setor fiscal das organizações precisa dar uma atenção especial para essa atividade.

Mas como garantir o sucesso na gestão de documentos fiscais? Quais são as melhores formas de reduzir riscos e otimizar a produtividade nesta tarefa?

Confira logo a seguir tudo o que você precisa saber para uma boa gestão de documentos fiscais!

Importância da gestão de documentos fiscais

A gestão de documentos fiscais eletrônicos (DFe) possui um papel tão crucial para as empresas que poderia ser considerada um patrimônio das organizações. São diversas as obrigações que passam pelo bom gerenciamento desses documentos – além de informações importantes para gerar insights valiosos.

Na prática, a gestão de documentos fiscais garante que as informações sejam registradas com eficiência e fiquem disponíveis sempre que necessário – seja para uso interno ou para fins de fiscalização.

Em resumo, podemos representar a importância da gestão de documentos fiscais nos seguintes pontos:

• Cumprimento das obrigações fiscais;
• Agilidade no dia a dia do negócio;
• Redução de riscos;
• Auxílio na tomada de decisão com informações relevantes.

Principais erros cometidos

Apesar de toda sua importância, muitas empresas cometem erros na hora de gerenciar seus documentos fiscais. Como consequência, podem ocorrer diversas falhas nos mais variados processos da empresa.

Veja alguns dos principais erros que podem causar problemas:

• Ausência de processos estruturados para a gestão de documentos fiscais;
• Falta de atualização dos profissionais para lidar com atualizações nos documentos;
• Não categorizar os documentos que são armazenados;
• Não utilizar documentos eletrônicos;
• Ausência de um procedimento de backups;
• Não ter um sistema que integre os documentos e informações;
• Não respeitar o prazo mínimo para armazenamento – que geralmente é de 5 anos, mas pode ser maior para alguns documentos.

Leia também: 5 erros na gestão de notas fiscais e como evitar

Boas práticas de gestão de documentos fiscais

Você quer melhorar a qualidade da gestão de documentos fiscais? Então, confira essas dicas que preparamos:

Controle o fluxo de entradas e saídas

Sempre que um novo documento é emitido ou recebido, ele deve ser armazenado corretamente pela sua empresa. Isso inclui a categorização correta e o respeito aos procedimentos definidos para a entrega dessas informações.

Além disso, também é importante ficar de olho nas saídas dos documentos. Ou seja, as informações que não precisam mais ser armazenadas (porque já não são exigidos pela legislação e não possuem valor estratégico) podem ser descartadas para evitar confusões desnecessárias.

Verifique as notas fiscais

Para evitar riscos, inclua o processo de verificação das notas fiscais e outros documentos recebidos no seu fluxo de atividades. Dessa forma, você se resguarda e evita que sua empresa pague notas falsas e indevidas – sofrendo com perdas no caixa.

Crie uma política de armazenamento de documentos fiscais

Conforme vimos ao longo deste artigo, uma política de gestão de documentos fiscais pode fazer toda a diferença. E o mesmo vale para o armazenamento: é essencial garantir que todas as informações sejam guardadas e organizadas em um local seguro.

Invista na tecnologia

Quando falamos sobre gestão de documentos fiscais, a tecnologia pode facilmente se tornar sua grande aliada. Com a migração dos documentos para o formato eletrônico, tornou-se mais fácil armazenar e gerenciar esses dados digitalmente.

Mais do que isso, existem soluções que automatizam processos para tornar essa gestão ainda mais simples e eficiente. Ou seja, um bom software pode desburocratizar inúmeras tarefas e aumentar a produtividade de todo o setor fiscal. Isso pode incluir:

• Armazenamento na nuvem – eliminando a dependência de papel;
• Localização de guias e comprovantes com rapidez;
• Preparação para as exigências do Fisco;
• Geração da DANFe ou DACTe em tempo real.

Você gostou das dicas sobre gestão de documentos fiscais? Quer entender como você pode manter seus documentos eletrônicos organizados na nuvem? Então leia também este conteúdo que preparamos para você e descubra os benefícios do Dootax Repositório DFe!