Quais os riscos de não verificar DTE automaticamente?

Como é o processo de verificar DTE na sua empresa? Em muitos setores fiscais, essa é uma rotina que ainda é feita manualmente. Entretanto, são muitos os riscos que surgem por conta disso.

Todos os processos feitos manualmente dependem diretamente do esforço humano para que ocorram. Por isso, estão suscetíveis a falhas – seja por erros, lentidão ou simplesmente esquecimento. E o mesmo vale para a verificação de DTE.

Por outro lado, a automação desse procedimento economiza tempo e recursos – além de diminuir os riscos para a sua empresa. Quer entender melhor quais são os riscos de não verificar DTE automaticamente? Confira logo a seguir!

Importância de estar sempre de olho nas caixas postais

O processo de adesão ao DTE é simples e prático. Tudo é feito digitalmente por meio da plataforma adequada – seja federal, estadual ou municipal. Porém, o desafio inicia depois dessa adesão para fazer o acompanhamento das comunicações.

O gerenciamento dessa comunicação ainda pode ser um desafio, especialmente para as empresas que possuem muitos DTEs e precisam estar sempre atualizadas com todas as notificações do governo.

O Domicílio Tributário Eletrônico requer acompanhamento constante para que a empresa não perca prazos processuais, respectivas apresentações de recursos e até mesmo benefícios fiscais.

Principais riscos de não verificar DTE automaticamente

Conforme acabamos de ver, o principal risco de não verificar DTE com eficiência é a possibilidade de perder prazos, especialmente para quem não tem o costume de acessar a caixa postal diariamente.

Isso acontece por conta de dois pontos importantes em relação ao DTE:

• Várias caixas postais para acompanhar: a intimação por meio do Domicílio Tributário Eletrônico pode ser realizada pelas Prefeituras, Secretarias de Fazenda Estaduais e Federal. Cada esfera e localidade tem o seu próprio sistema. Portanto, é preciso ficar de olho em diversos portais diferentes.
• Presunção de conhecimento dos fatos: após o credenciamento do contribuinte no sistema, os prazos processuais começam a correr a partir do envio da intimação em formato digital – mesmo que o contribuinte não acesse a mensagem e não tenha conhecimento sobre o seu conteúdo. Ou seja, é preciso ficar muito atento para não perder os prazos recursais.

Benefícios de verificar DTE automaticamente

Para superar os riscos de verificar DTE manualmente, é possível contar com ferramentas que automatizam esse processo. Dessa forma, é possível monitorar todas as mensagens do governo em um só lugar e reduzir significativamente o tempo gasto nessa tarefa.

Em vez de fazer consultas manuais para acompanhar as notificações relevantes para sua empresa, você pode usar uma ferramenta para gerenciar Domicílios Tributários. Dessa forma, você ainda evita comunicações extraviadas e perdas de prazos importantes.

Veja quais são os principais benefícios dessa tecnologia:

• Centralização das informações: ao usar uma ferramenta para centralizar DTE, não é necessário entrar em várias caixas postais para ter acesso às notificações importantes. A solução digital utilizada fica responsável por todo esse processo.
• Recebimento de notificações relevantes: com uma solução fiscal para automatizar a gestão de DTE, é possível eliminar as chances de falhas humanas e garantir a ciência de notificações relevantes dentro do prazo necessário.
• Otimização do tempo: você quer eliminar as chances de perder prazos? Com um software fiscal, sua empresa garante a consulta e o gerenciamento do Domicílio Tributário Eletrônico de forma automática – permitindo que a equipe do setor fiscal foque em outras tarefas.
• Redução de custos: uma empresa precisa alocar menos funcionários em tarefas repetitivas quando explora a tecnologia de forma adequada, podendo direcionar essas pessoas para funções mais estratégicas. Isso traz uma economia de FTEs – Full-Time Equivalent (custo-homem hora) e evita erros manuais, reduzindo custos no departamento fiscal.

Como verificar DTE automaticamente?

Acabamos de ver os benefícios de verificar DTE automaticamente. Mas como colocar isso em prática?

A reposta está no uso da ferramenta adequada. O Dootax Caixa Postal Fiscal é uma solução de RPA fiscal que centraliza o Domicílio Tributário, simplificando o acesso entre o Fisco e o seu negócio. Com ela, sua empresa gerencia diversos DTEs com organização, agilidade e segurança.  

Além da facilidade de visualizar mensagens em um só lugar, sua empresa passa a contar com a possibilidade de ler os assuntos das notificações e escolher o momento de dar ciência, nas caixas postais que permitem.

Veja mais vantagens que você encontra no Dootax Caixa Postal Fiscal:

• Caixas postais federais, estaduais e municipais centralizadas;
• Alertas de notificações importantes;
• Relatórios exportáveis para Excel;
• Criptografia de dados em repouso.

Você já conhecia os riscos de não verificar DTE automaticamente? Quer entender melhor como consultar DTE em um só lugar? Então confira esse artigo que preparamos para você!