Como consultar certidão negativa de forma centralizada?

Já imaginou como seria incrível se fosse possível consultar certidão negativa automaticamente e em um só lugar? Esse sonho dos gestores do setor fiscal já é uma realidade. Muitas organizações já conseguem automatizar esse processo para ganhar eficiência, por meio de um software fiscal que centralize processos.

Mas como levar isso para a sua empresa? Se você busca consultar certidão negativa em um só lugar, acompanhe as informações ao longo deste artigo!

Importância de monitorar certidões negativas continuamente

A Certidão Negativa de Débitos tem como objetivo comprovar a situação legal de pessoas físicas e jurídicas – confirmando que não há pendências financeiras ou processuais.

Na prática, o monitoramento contínuo das certidões negativas garante que a sua empresa não tem pendências. Mais do que isso, diversas ações usuais para uma empresa exigem certidões negativas para serem realizadas:

• Abrir um novo negócio;
• Ser aprovado como fornecedor de empresas multinacionais;
• Participar de uma licitação;
• Solicitar um empréstimo;
• Entre outras.

Levando isso em conta, consultar certidão negativa é mais uma rotina que exige a atenção do departamento fiscal. Apesar de ser possível emitir as certidões via internet, cada tipo de documento – como certidão estadual, federal e municipal – tem um caminho específico e exige o preenchimento de diversas informações sobre a pessoa jurídica ou pessoa física.

Principais tipos de certidão negativa

A complexidade do processo de consultar certidão negativa surge porque existem muitos tipos de Certidões Negativas – e consultar todas elas toma um tempo valioso do departamento fiscal e tributário.

Ou seja, é preciso conhecer os principais tipos de Certidões Negativas para garantir que a sua empresa está livre de pendências legais. Afinal, essa também é uma maneira de fazer um controle interno para garantir que todas obrigações legais estejam sendo cumpridas.

Veja quais são os principais tipos de Certidões Negativas de Débitos:

• Ministério da Fazenda;
• Secretárias da Fazenda;
• Justiça do trabalho;
• FGTS;
• Tributos imobiliários;
• Execuções fiscais;
• Falência e concordata.

Como emitir e consultar certidão negativa?

Até algum tempo atrás, tirar Certidão Negativa de Débitos era um processo complicado. Era preciso ir pessoalmente até as prefeituras, Receita Estadual ou Federal. Porém, com a digitalização de processos em órgãos públicos, esse procedimento ficou bem mais simples.

Grande parte dos órgãos permitem a emissão da Certidão Negativa de Débitos no formato digital. Para isso, basta acessar o site do órgão e informar os dados solicitados.

Com os documentos necessários em mãos, você pode acessar os sites dos órgãos responsáveis pela emissão da sua Certidão Negativa de Débitos. Veja só como funciona esse processo:

• Certidão Negativa da Receita Federal: o pedido pode ser feito no site da Receita Federal.
• Certidão Negativa do INSS: o requerimento também deve ser realizado no site da Receita Federal.
• Certidão Relativa aos Tributos Federais e Dívida Ativa da União: o requerimento deve ser feito no site da Receita Federal.
• Certidão do FGTS: a Certidão Negativa de Débitos relativa ao FGTS deve ser requerida no site da Caixa Econômica Federal.
• Certidão de Regularidade Fiscal Estadual: a Certidão Negativa Estadual pode ser obtida no site da Secretaria de Fazenda do estado do domicílio da empresa a ser contratada.
• Certidão de Regularidade Fiscal Municipal: a emissão da certidão negativa relativa à regularidade fiscal municipal deve ser feita no site da Prefeitura, geralmente em serviços da Secretaria da Fazenda municipal.

Riscos da falta de organização no controle de CND

Conforme acabamos de ver, a CND pode ser emitida por vários órgãos do governo – cada uma com uma finalidade diferente. Por isso, consultar certidão negativa é mais uma rotina que exige a atenção do departamento fiscal.

Quando a empresa não possui um processo organizado para controlar as suas certidões negativas, vários problemas podem surgir:

• Necessidade de acessar vários sites para consulta de CND da sua empresa e de terceiros;
• Desperdício de muitas horas organizando as certidões;
• Perda de negócios ou licitações por não estar com as certidões negativas de débito em dia;
• Falta de conhecimento sobre o surgimento de certidões positivas.

Dificuldades na organização manual de certidões negativas

Ao longo dos anos, muitas organizações começaram a fazer o controle de vencimento de certidões usando planilhas. Nesses documentos é possível inserir todas as certidões negativas e suas datas de validade.

Porém, temos que considerar que todo esse controle deve ser feito manualmente e está suscetível a erros humanos. Além disso, pode demandar um grande tempo fazer o controle de dezenas de certidões.

Veja só alguns dos riscos em organizar e consultar certidão negativa manualmente:

• Risco de informações equivocadas. A inserção manual de dados em uma planilha abre margem para dados desatualizados, informações perdidas ou alterações acidentais.
• Ausência de medidas de segurança. Métodos de controle manuais – como as planilhas – não possuem medidas de segurança para evitar que os dados sejam extraviados ou corrompidos. Por conta disso, todo o controle de certidões corre o risco de ser comprometido.
• Falta de integração. A organização manual das certidões negativas impede a conexão com qualquer outro software que você usa. Assim, toda a gestão de dados demanda mais tempo e esforços da equipe.
• Lentidão na realização dos processos. Conforme aumenta a quantidade de informações armazenadas, o tempo para atualizar o controle de vencimento de certidões se torna maior – levando a processos cada vez mais lentos.

Como centralizar a consulta de certidões negativas?

Acabamos de analisar os riscos e desafios da gestão manual das certidões negativas, certo? Os softwares de automação surgiram justamente para mitigar esses riscos. Em vez de inserir todos os dados manualmente, é possível manter um controle automático sobre o vencimento de todas as certidões. Mais do que isso, é possível gerenciar CND com facilidade e eficiência.

Ou seja, com o uso de uma ferramenta digital, torna-se possível automatizar a emissão e o gerenciamento de todas certidões da sua empresa – de forma segura e acessível.

Um software de certidões negativas acessa os sites responsáveis e, de maneira automática, realiza o download de todas as certidões. Dessa forma, sua empresa pode poupar tempo e recursos do departamento fiscal – alocando os profissionais em outras atividades.

Veja mais vantagens de consultar CND automaticamente por meio de um sistema de controle de certidões negativas:

• Otimize seu trabalho;
• Reduza horas extras;
• Não perca mais nenhum prazo;
• Consulte todas as CNDs em um só lugar;
• Trabalhe com menos burocracia.

Como escolher uma ferramenta de automação de CND?

Você deseja centralizar o processo de consultar certidão negativa? O primeiro passo é escolher a solução ideal para a sua empresa. Veja só algumas dicas que vão ajudá-lo nessa decisão:

1. Tipos de certidões emitidas

Um dos principais objetivos de uma ferramenta de automação de CND é simplificar a emissão desses documentos. Portanto, é fundamental avaliar quais tipos de certidões negativas podem ser geradas automaticamente.

Por exemplo, o Dootax Gestão de Certidões acessa os sites responsáveis e, de maneira automática, realiza o download de todas as certidões – incluindo Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, Certificado de Regularidade do FGTS, Certidão Negativa de Débito Estadual, Federal e Municipal e Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas.

2. Possibilidade de integração

Se o seu objetivo é centralizar a consulta de certidões negativas, é preciso encontrar um software que permita que todas as CNDs possam ser visualizadas em um único sistema.

Mais do que isso, busque a possibilidade de criar notificações de novas certidões, certidões a vencer, vencidas, dentre outras. Assim, sua empresa não corre o risco de acabar deixando um prazo de CND passar ou não saber quando uma certidão positiva surgiu.

3. Tempo para implementação do sistema

Geralmente, o tempo de implementação de uma nova ferramenta vai depender do volume de certidões negativas de débitos geradas, definido na contratação. Porém, quanto mais rápido for esse processo, antes você pode começar a automatizar a emissão das certidões negativas na sua empresa.

4. Custo-benefício da ferramenta

O valor do sistema geralmente depende da volumetria de certidões emitidas por mês. Uma comparação com os benefícios que você pode obter é uma ótima maneira de escolher o melhor software de gestão de certidões negativas.

5. Facilidade no uso da plataforma

É importante priorizar um software fiscal com interface simples e intuitiva para que a sua equipe consiga extrair todo o seu valor. Além disso, avalie se o seu parceiro fornece treinamento para novos clientes (conhecido como onboarding) e oferece suporte com SLA.

6. Segurança do sistema

Por lidar com informações importantes do seu negócio, você deseja contar com um sistema fiscal que mantenha os dados protegidos e criptografados – usando tecnologias para garantir a segurança de todos os usuários, certo? Afinal, a segurança da informação é fundamental para qualquer empresa.

Descubra a melhor solução para consultar certidão negativa

A automação do processo de consultar certidão negativa oferece uma solução eficiente para os desafios enfrentados pelos departamentos fiscais. Ao centralizar a emissão e gerenciamento desses documentos por meio de um software especializado, as empresas podem economizar tempo e recursos significativos.

Além de assegurar a conformidade legal, essa abordagem permite que os profissionais direcionem seus esforços para atividades mais estratégicas, promovendo eficiência e agilidade nos processos relacionados às certidões negativas de débito.

O Dootax Gestão de Certidões é um software de CND que permite a emissão e gerenciamento de todas as certidões da sua empresa, de forma confiável e automática. Com ele, você pode controlar e consultar certidão negativa em um só lugar, além de receber notificações, simplificando o controle dos prazos.

Você gostou das dicas para consultar certidão negativa em um só lugar? Quer conhecer melhor os recursos do Dootax Gestão de Certidões? Leia nosso artigo sobre o sistema de CND da Dootax.