Certidão negativa para licitações: o que é e como gerenciar?

A certidão negativa para licitações é um documento essencial para qualquer empresa que deseja fechar bons negócios com a Administração Pública. Trata-se de um atestado exigido para a participação nas licitações que comprova que não há débitos da empresa junto a órgãos governamentais.

Mas como é feita a emissão de certidão negativa para licitações? E quais são os detalhes que merecem atenção da empresa para evitar complicações na hora de participar de processos licitatórios?

Neste artigo, vamos compreender melhor tudo o que você precisa saber sobre certidão negativa para licitações. Confira!

O que é certidão negativa para licitações?

A Certidão Negativa de Débito (CND) é o documento emitido pelos órgãos do governo para confirmar que não existem pendências em nome de uma pessoa física ou jurídica. Esse atestado pode abranger pendências de aspectos civil, tributário, fiscal, trabalhista, dentre outros.

Quando uma organização ou instituição do governo deseja fazer negócios com outra empresa, é importante se certificar de que essa companhia esteja atuando em regularidade com as exigências legais para evitar problemas, certo? É justamente esse o papel da certidão negativa para licitações – que torna possível que a Administração Pública reduza seus riscos.

É importante destacar que existem diferentes tipos de certidão negativa para licitações. Cada órgão pode emitir documentos atestando a inexistência de débitos com finalidades diferentes.

Veja quais são os principais tipos de CND:

• Ministério da Fazenda;
• Secretárias da Fazenda;
• Justiça do trabalho;
• FGTS;
• Tributos imobiliários;
• Execuções fiscais;
• Falência e concordata.

Tipos de certidão negativa para licitações

De acordo com a nova Lei de Licitações (Lei nº 14.133, de 1º de Abril de 2021), que substitui a Lei nº 8.666, os tipos de certidão negativa para licitações que são exigidos são:

• A regularidade perante a Fazenda federal, estadual e/ou municipal do domicílio ou sede do licitante, ou outra equivalente, na forma da lei;
• A regularidade relativa à Seguridade Social e ao FGTS, que demonstre cumprimento dos encargos sociais instituídos por lei;
• A regularidade perante a Justiça do Trabalho;
• Certidão negativa de feitos sobre falência expedida pelo distribuidor da sede do licitante.

Importância de manter as certidões negativas em dia

Manter as certidões negativas em dia é essencial para as organizações brasileiras. Além de impedir a participação em licitações, um gerenciamento ineficiente das certidões pode acarretar diversos riscos significativos para uma organização – incluindo:

• Dificuldades em obter acesso a crédito;
• Sanções e multas fiscais;
• Dificuldades na renovação de licenças e alvarás;
• Problemas na transferência de bens e imóveis;
• Perda de credibilidade e reputação;
• Obstáculos em programas de incentivos fiscais;
• Risco de ações judiciais.

Além disso, temos que considerar que existem diversos tipos de certidões negativas. E é neste ponto que surgem os principais desafios: o controle de certidão negativa para licitações pode demandar bastante tempo quando a equipe precisa fazer várias consultas em vários órgãos.

Confira as maiores dificuldades relacionadas ao controle manual de certidões negativas:

• Necessidade de acessar vários sites para consultar certidões da sua empresa ou de terceiros;
• Desperdício de muitas horas organizando as certidões;
• Perda de negócios ou licitações por não estar com as certidões em dia;
• Não identificar quando uma certidão positiva surge.

Como emitir certidão negativa para licitações?

Até algum tempo atrás, fazer a emissão da certidão negativa para licitações era um processo complicado. Não era raro ter que perder algumas horas em filas. Porém, com a informatização dos órgãos públicos, esse processo se tornou mais simples e rápido.

Hoje grande parte dos órgãos permitem a emissão da Certidão Negativa de Débito em formato digital. Para isso, basta acessar o site do órgão e informar os dados solicitados.

Para emitir Certidão Negativa de Débito da maneira tradicional, de modo geral, você precisa ter em mãos alguns documentos e informações. No caso de empresas, os dados necessários para emitir certidão negativa são estes:

• CNPJ;
• Razão Social;
• Dados do responsável pela empresa na Receita Federal.

Mas como emitir as principais certidões negativas que podem ser exigidas nas licitações? Veja só:

• Certidão Negativa da Receita Federal: o pedido pode ser realizado no site da Receita Federal.
• Certidão Negativa do INSS: o requerimento também deve ser feito no portal da Receita Federal.
• CND relativa aos Tributos Federais e Dívida Ativa da União: no caso de uma Certidão Negativa de Débitos relativos aos Tributos Federais e Dívida Ativa da União, o requerimento deve ser feito no site da Receita Federal.
• Certidão do FGTS: a Certidão Negativa de Débitos relativa ao FGTS deve ser requerida no site da Caixa Econômica Federal.
• Certidão de Regularidade Fiscal Estadual: a certidão negativa de débito estadual pode ser obtida no site da secretaria de fazenda do Estado do domicílio da empresa a ser contratada.
• Certidão de Regularidade Fiscal Municipal: a emissão da certidão negativa relativa à regularidade fiscal municipal deve ser feita no site da Prefeitura, geralmente em serviços da secretaria da fazenda municipal.

Benefícios de automatizar certidão negativa para licitações

A melhor forma de gerenciar certidão negativa para licitações é usando uma tecnologia de automação. Esses sistemas eliminam a necessidade de intervenção humana na realização de atividades baseadas em rotinas manuais e repetitivas – como consultar e tirar as certidões negativas.

Ou seja, em vez de acessar diversos sites e preencher todos os dados um a um, diversas vezes por mês, você pode delegar essa tarefa para um software fiscal que faça isso por você. Com isso, sua empresa obtém vários benefícios:

• Otimize seu trabalho;
• Reduza horas extras;
• Não perca mais nenhum prazo;
• Consulte todas as CNDs em um só lugar;
• Trabalhe com menos burocracia.

Como gerenciar certidão negativa para licitações?

Para participar de licitações, é preciso estar com as certidões negativas em dia. Para isso, é possível fazer a emissão das certidões exigidas em portais online – incluindo Secretaria da Receita Federal, site do TST, Procuradoria Geral da Fazenda Nacional, site da Caixa Econômica Federal (FGTS), entre outros.

Mais do que isso, também é importante ficar atento ao prazo de validade das CNDs. Afinal, você não deseja apresentar uma Certidão Negativa Estadual vencida e invalidar sua participação na licitação, não é?

Para tornar esse processo de gerenciamento da certidão negativa para licitação mais simples e eficiente, você pode utilizar o Dootax Gestão de Certidões. Com essa automação para CND, é possível gerenciar todas as certidões negativas de débito da sua empresa em um só lugar, agilizando as rotinas do departamento fiscal e tributário.

A solução Dootax Gestão de Certidões é indicada para todas empresas que buscam mais agilidade, segurança e simplicidade na hora de gerenciar certidão negativa para licitações e várias outras CNDs.

Agora que você já conhece a importância da certidão negativa para licitações, que tal solicitar uma demonstração da nossa ferramenta para gerenciar CND? É só preencher o formulário abaixo.