DeRE: saiu o cronograma. E agora, por onde começamos?

Nas últimas semanas, os profissionais da área tributária viveram dias de tensão para compreender quais seriam os novos prazos de implementação dos documentos fiscais para a Reforma Tributária. Com empresas de todos os portes acelerando a adaptação dos processos e sistemas às exigências da Receita Federal e do Comitê Gestor e cada novo comunicado passou a ser acompanhado quase em tempo real.

Saiu, não saiu, mudou, voltou.

Entre notas oficiais, rumores de mercado e atualizações que, por vezes, geravam mais perguntas do que respostas, as equipes tributárias precisaram interpretar rapidamente o que estava realmente mudando e quais seriam os próximos passos para preparar as empresas. No Resenha Fiscal Clube, não foi diferente. O assunto ganhou contornos de um verdadeiro roteiro de suspense, ou quem sabe, de um filme de terror!

Ao final dessa sequência de anúncios, alguns pontos começaram a ficar mais claros. Parte dos prazos foi prorrogada, o Comitê continuou publicando leiautes e seguiu em processo de evolução. E uma conclusão se tornou inevitável: a Declaração Eletrônica de Regimes Específicos deixou de ser mais um projeto da Reforma Tributária e passou a ocupar um lugar definitivo no planejamento das empresas.

E esse planejamento já começa atrasado.

A partir de agora, o trabalho do gestor deixa de se concentrar no acompanhamento das publicações oficiais. A observação dá execução, e a interpretação das normas se transforma rapidamente em processos, dados, classificações, parametrizações e desenvolvimentos.

Uma cena conhecida por todos que vivem a rotina tributária imediatamente vem à mente: segunda-feira, café na mão, caixa de e-mails aberta e uma nova corrida em busca do time de Tecnologia para viabilizar as padronizações, integrações…

De um lado, a urgência tributária. Do outro, a complexidade técnica. Entre os dois, a angústia provocada pelos prazos, a ansiedade diante das incertezas e a pressão por respostas rápidas.

Novos comunicados deixam a caixa do gestor, mobilizando equipes e liderança. É preciso alinhar prioridades, traduzir regras tributárias, superar limitações sistêmicas e construir, em conjunto, as soluções que sustentarão as próximas entregas.

No ambiente tributário, a segunda-feira não representa apenas o início de uma nova semana. Muitas vezes, ela marca o começo de mais uma corrida contra o tempo.

A fase de acompanhar acabou. Agora é preciso executar

O cenário mudou. Já existem definições suficientes para que as empresas deixem a posição de observadoras e avancem para a execução. A Reforma Tributária ocupa os processos, os cadastros, a contabilidade e os sistemas das organizações.

E é justamente aí que a conversa começa a ficar mais séria.

Não estamos falando apenas de instalar uma nova versão do sistema, criar um campo adicional ou adaptar uma obrigação acessória já conhecida. A DeRE exigirá que a empresa consiga reconhecer, desde a origem, quais atividades estão submetidas aos regimes específicos e quais operações continuam seguindo o fluxo regular.

O primeiro movimento deverá ser o mapeamento integral das atividades realizadas pela empresa. Será necessário olhar operação por operação e responder a uma pergunta aparentemente simples, mas que exigirá boas horas de reunião: essa receita deverá ser informada por meio da DeRE ou deverá ser documentada pela NFS-e?

Essa separação não poderá ser feita apenas com base no nome comercial do produto ou do serviço. Também não será suficiente copiar a classificação utilizada atualmente e torcer para que ela funcione no novo modelo. Será preciso analisar a natureza de cada fornecimento, a legislação aplicável, o regime tributário correspondente e a forma como aquela operação deverá alimentar a apuração do IBS e da CBS.

É nesse momento que Tax precisará se aproximar das áreas comerciais, financeiras, contábeis e operacionais. Afinal, quem conhece apenas a descrição resumida de uma receita no razão contábil talvez não consiga identificar todas as particularidades do contrato, do fluxo financeiro ou do serviço efetivamente prestado.

Concluído esse mapeamento, começa uma segunda etapa: enquadrar as atividades nas classificações tributárias e nos códigos oficiais mais adequados.

Não basta encontrar um código que passe pela validação do sistema. O enquadramento deverá ser coerente com a operação, sustentável sob a ótica técnica e capaz de refletir o tratamento tributário legalmente aplicável e economicamente adequado à empresa.

Uma classificação aparentemente simples poderá determinar o tratamento de uma receita, a forma de composição da base de cálculo e as deduções permitidas.

Enquanto esse mapeamento operacional avança, uma segunda frente precisa começar a se movimentar: o mapeamento contábil.

É aqui que entra o Plano Geral de Contas Comentado, o famoso PGCC. A empresa deverá construir um grande “de-para” entre cada conta contábil, a conta do plano referencial aplicável e o Código de Tributação..

O PGCC será o mapa que ajudará a DeRE a compreender o significado tributário dos valores registrados na contabilidade. A conta contábil deixa de ser apenas um número ou uma descrição interna e passa a carregar uma informação tributária capaz de indicar se determinado valor representa receita tributável, operação não tributada, despesa dedutível ou outro componente relevante para a apuração.

É fácil perceber onde o problema pode aparecer. Se uma única conta contábil concentrar receitas sujeitas a tratamentos tributários diferentes, a DeRE poderá não conseguir interpretar corretamente o conteúdo daquele saldo. Nesse caso, a empresa poderá precisar desdobrar contas, criar controles ou desenvolver critérios de segregação que permitam atribuir o codTrib correto a cada operação.

Em outras palavras, o plano de contas atual pode até funcionar perfeitamente para o fechamento contábil, para a gestão e para as obrigações existentes. Mas isso não significa que esteja preparado para conversar com a DeRE.

E enquanto Tax define conceitos, classifica operações e revisa contas, Tecnologia precisa transformar tudo isso em uma solução que funcione de verdade.

1º de outubro de 2026: a primeira grande entrega

O primeiro grande marco dessa jornada será 1º de outubro. Até essa data, a empresa deverá estar preparada para transmitir os principais eventos estruturantes da DeRE, especialmente o D-1001, referente às Informações do Contribuinte, e o D-1011, correspondente ao PGCC.

Parece simples quando resumimos em duas siglas. Mas, na prática, esses dois registros concentram boa parte das decisões que sustentarão todas as entregas seguintes.

O D-1001 será a porta de entrada da empresa na DeRE. Nele, deverão ser informados os dados do contribuinte, o regime específico principal, os eventuais regimes secundários e os tipos de atividades efetivamente realizados.

Depois do D-1001, entra em cena o D-1011 conectando as contas contábeis analíticas da companhia aos códigos de tributação e ao plano referencial aplicável.

A sequência importa. O D-1001 deverá ser processado com sucesso antes do D-1011, porque o cadastro do contribuinte funcionará como pré-requisito. E, mais adiante, os eventos mensais dependerão da existência do PGCC válido.

Chegar a outubro, portanto, não significa apenas apertar um botão e transmitir dois arquivos. Antes disso, a empresa precisará ter concluído o mapeamento das atividades, definido os regimes aplicáveis, revisado as contas contábeis e atribuído os codTrib.

Do lado tecnológico, o sistema deverá estar preparado para gerar os eventos no formato XML, observar os leiautes e arquivos XSD, aplicar as regras de validação e utilizar a versão correta do namespace. Também deverá contemplar os mecanismos de autenticação, segurança e assinatura digital exigidos pelo Ambiente Nacional.

Mas transmitir será apenas metade do trabalho.

Os arquivos serão enviados em lotes e o sistema retornará um protocolo. O protocolo confirmará o recebimento, mas não significará que o conteúdo foi aceito. Depois disso, os eventos serão processados e poderão gerar recibos, avisos ou rejeições.

A empresa precisará saber o que aconteceu com cada evento. Será necessário acompanhar se o D-1001 foi processado, se o D-1011 foi aceito, se alguma conta apresentou inconsistência e se determinado código foi rejeitado nas regras do ambiente.

O controle deverá preservar a relação entre o evento, o lote, o protocolo, o resultado do processamento e o recibo. Caso haja erro, a mensagem precisará chegar rapidamente às áreas responsáveis para que a correção seja realizada e o arquivo retransmitido.

Aqui vale a velha máxima tributária: enviar não é o mesmo que entregar corretamente.

Também será necessário administrar a vigência das informações. Uma conta ou classificação poderá ser válida a partir de determinada data e ser alterada em momento posterior. Se o sistema não controlar adequadamente, poderão surgir sobreposições, lacunas e incompatibilidades que impedirão o envio dos eventos mensais.

Por isso, 1º de outubro não deverá ser visto apenas como uma data de entrada em produção. Será o momento em que a empresa precisará demonstrar que conseguiu transformar decisões tributárias em cadastros, regras sistêmicas e registros eletrônicos.

Quando a data chegar, não haverá espaço para começar a discutir qual atividade pertence à DeRE ou qual codTrib deverá ser associado a uma conta. Essas discussões precisarão ter ocorrido antes, com tempo para testes, ajustes e validações.

E, quando todos respirarem aliviados depois da primeira entrega, será importante lembrar: outubro será apenas o começo!

15 de novembro de 2026: a DeRE entra na rotina mensal

Se outubro será o mês dos cadastros e das estruturas, novembro será o momento em que a DeRE entrará no coração da operação.

A partir de 15 de novembro de 2026, a empresa deverá estar preparada para os eventos periódicos mensais. É quando os dados contábeis, financeiros e operacionais deixarão de ser apenas uma base para parametrização e passarão a alimentar a apuração.

Nesse momento, será necessário fazer os dados circularem.

O primeiro registro relevante dessa etapa será o D-1101, correspondente ao Balancete Mensal. O sistema deverá extrair e estruturar os fatos contábeis da competência, incluindo os saldos iniciais, as movimentações e os saldos finais das contas aplicáveis.

Esses valores precisarão chegar à DeRE vinculados às contas cadastradas no PGCC e aos respectivos codTribs. É essa conexão que permitirá ao Ambiente Nacional interpretar quais montantes representam receitas tributáveis, despesas dedutíveis, operações não tributadas e outros componentes da base de cálculo.

Na prática, o D-1101 testará a qualidade de todo o trabalho feito. Se uma conta não existir no PGCC, estiver vinculada ao codTrib errado ou não estiver vigente para a competência, o problema aparecerá no momento do envio do balancete.

Também será necessário conciliar o conteúdo do XML com o razão e com o balancete corporativo. Não poderá existir um número no sistema contábil, outro número no arquivo transmitido e um terceiro número na apuração tributária.

Ao lado do Balancete, entra o D-1106 à Identificação de Aplicações Financeiras.

Para produzir esse registro, tecnologia precisará identificar onde as informações estão armazenadas. Em muitas empresas, os dados podem estar distribuídos entre módulos financeiros, sistemas de tesouraria, controles contábeis, extratos e planilhas auxiliares.

A primeira pergunta será: qual é a fonte oficial?

Será preciso definir como as aplicações serão identificadas, como os valores serão classificados, como estornos serão tratados e como os dados serão conciliados.

O desafio não será extrair informações, mas garantir que cheguem à DeRE com a classificação e no formato correto e com uma trilha que permita explicar a origem.

O D-1106 estará acompanhado do totalizador D-9106. Da mesma forma, o Balancete Mensal produzirá o totalizador D-9101. Esses retornos deverão ser recebidos, interpretados e comparados com os valores calculados internamente pela companhia.

E então chegamos às deduções, um daqueles temas que ocuparão muitas reuniões.

Tax deverá identificar quais valores podem reduzir a base de cálculo de acordo com a legislação. Contabilidade precisará localizar os registros correspondentes. Tecnologia deverá construir os controles necessários para associar cada valor à sua origem e aos respectivos documentos comprobatórios.

O sistema deverá impedir que a mesma operação seja utilizada duas vezes ou que um valor gere, simultaneamente, uma dedução da base e uma apropriação indevida de crédito.

Nesse ponto, o desenvolvimento deverá caminhar junto com a evolução dos leiautes e das regras técnicas. Como parte da documentação ainda poderá receber ajustes, será necessário acompanhar as publicações oficiais.

Depois do Balancete Mensal, das aplicações financeiras e das deduções, chegará o momento do D-1199, o Fechamento Mensal.

Esse registro deverá consolidar o ciclo da competência. E não, ele não poderá ser tratado como aquele botão que alguém aperta no último dia apenas para “fechar o mês”.

Antes da transmissão do D-1199, a companhia precisará confirmar que os registros anteriores foram aceitos, que os retornos foram analisados, que as divergências foram investigadas e que a apuração está conciliada com a contabilidade.

O sistema deverá impedir o fechamento enquanto existirem eventos rejeitados, inconsistências relevantes ou pendências na composição da base. Somente depois das validações e das aprovações internas deverá ocorrer a transmissão.

O retorno desse processo será o D-9199, o Totalizador do Fechamento Mensal. Ele precisará ser comparado com os valores apurados internamente. Caso exista diferença, a empresa deverá identificar se surgiu no PGCC, na classificação de uma operação, no balancete, nas aplicações financeiras, nas deduções ou em algum dado de origem.

É nesse momento que a DeRE deixa de parecer apenas mais uma obrigação acessória e passa a revelar sua verdadeira dimensão.

Ela não será produzida apenas no fim do mês. Ela começará na origem da operação, passará pela classificação, seguirá para a contabilidade, será traduzida pelo PGCC e terminará na apuração e no fechamento.

Transmitir, portanto, não será suficiente. Será necessário transmitir, receber os totalizadores, interpretar os retornos, conciliar os valores e corrigir as divergências.

A empresa precisará conviver com o processamento assíncrono. O protocolo confirmará o recebimento inicial, mas o recibo definitivo poderá chegar depois.

Um painel de acompanhamento será praticamente indispensável. Alguém precisará saber quais registros foram enviados, quais foram aceitos, quais estão em processamento e quais exigem correção.

Sem isso, o fechamento mensal poderá se transformar em uma sequência de e-mails, prints de tela e mensagens perguntando: “Alguém sabe se o arquivo foi aceito?”

É justamente esse tipo de situação que a governança deverá evitar.

A tecnologia viabilizará o processo, mas não substituirá as decisões tributárias. O sistema poderá executar exatamente aquilo que foi programado. Se a classificação estiver errada, ele executará o erro com muita eficiência.

Por isso, em 15 de novembro, a empresa não poderá estar começando a descobrir como produzir o D-1101, onde localizar os dados do D-1106 ou quem aprovará o D-1199.

Nessa data, os dados precisarão percorrer um fluxo testado: da origem contábil e operacional até o XML, do XML à transmissão e da transmissão à conciliação dos totalizadores.

1º de janeiro de 2027: agora o jogo começa de verdade

Se outubro representa a construção da base e novembro marca a entrada da DeRE na rotina mensal, 1º de janeiro de 2027 será o momento em que o projeto começará a produzir efeitos tributários concretos.

A partir dessa data, a empresa não poderá mais tratar a DeRE como um projeto em implantação, uma frente de testes ou uma obrigação paralela.

Ela deverá estar incorporada ao calendário mensal, conectada ao fechamento, aos sistemas operacionais, às informações financeiras e à apuração dos novos tributos.

Todo o fluxo desenvolvido em 2026 precisará funcionar de ponta a ponta.

As atividades sujeitas aos regimes específicos deverão estar corretamente separadas das operações submetidas ao regime regular. Uma receita direcionada para o fluxo errado poderá deixar de gerar o documento fiscal necessário ou receber um tratamento tributário incompatível com sua natureza.

Nesse momento, o velho hábito de corrigir tudo no fechamento ficará mais arriscado.

Uma falha no cadastro poderá gerar erro de classificação. O erro de classificação poderá alterar a base de cálculo. A base incorreta poderá gerar divergência nos totalizadores e impacto no valor dos tributos.

É por isso, que a preparação para janeiro não deverá incluir apenas a solução ideal. Também será necessário construir um plano de contingência.

Caso alguma integração ainda não esteja completamente automatizada, a empresa precisará saber de onde retirará o dado.

Não será necessário esperar que todos os sistemas atinjam uma perfeição absoluta. Mas será indispensável conhecer as lacunas.

A pergunta em janeiro não será se todos os desenvolvimentos foram concluídos.

A pergunta será se a empresa consegue fechar a competência, explicar seus números, rastrear seus dados e corrigir rapidamente qualquer divergência.

E se a empresa não conseguir entregar tudo corretamente em 2026?

É justamente aqui que a conversa costuma mudar de tom.

Surge a pergunta que ninguém quer deixar para o fim da reunião: existe penalidade se a empresa não conseguir entregar ou entregar incorretamente nos prazos de 2026?

A resposta exige cuidado.

Não é tecnicamente seguro dizer que os prazos de 2026 não existe qualquer penalidade. A legislação prevê infrações relacionadas à falta de entrega, à entrega em atraso e à apresentação de arquivos e declarações em desacordo com as regras aplicáveis.

Isso significa que a ausência do registro, o atraso ou a entrega incorreta podem, em tese, gerar autuação.

Entretanto, para as obrigações acessórias relativas aos fatos geradores ocorridos entre 1º de janeiro e 31 de dezembro de 2026, foi criado um regime especial de saneamento.

Na prática, caso a fiscalização identifique o descumprimento e lavre um auto de infração, o contribuinte deverá ser intimado para corrigir a omissão. Se a empresa regularizar a situação dentro do prazo de 60 dias contado da intimação, a penalidade será extinta.

Em outras palavras, 2026 não é exatamente um ano sem multas. É um ano em que a legislação oferece uma oportunidade de correção antes da penalidade definitiva.

Essa diferença é importante.

A obrigação continua existindo. Os eventos continuam tendo prazo. A Receita Federal e o Comitê Gestor poderão identificar irregularidades. A empresa poderá ser intimada e precisará agir.

A legislação também diferencia um erro material de uma falha que compromete a compreensão ou a apuração da operação. Uma inconsistência meramente formal, que não impeça o conhecimento da natureza, da discriminação, da procedência e do destino da operação, não deve receber o mesmo tratamento de uma omissão relevante.

Por outro lado, uma classificação que altere a base de cálculo, uma conta que esconda operações com tratamentos diferentes ou um arquivo que não permita compreender o que foi declarado dificilmente poderá ser tratado como um simples erro de digitação.

Por isso, a estratégia da empresa não deverá ser contar com os 60 dias como uma extensão automática do prazo.

O mecanismo existe como uma oportunidade de saneamento, não como autorização para adiar o projeto.

A empresa deverá continuar trabalhando para transmitir o D-1001 e o D-1011 no primeiro marco, estruturar o D-1101, o D-1106 e o D-1199 no segundo e preparar a operação efetiva para janeiro de 2027.

Caso alguma informação não esteja perfeita, será necessário conhecer a lacuna, manter um controle transitório, documentar as premissas e estabelecer o processo de correção.

O período de 2026 oferece uma margem legal de adaptação, mas não elimina a responsabilidade da empresa de preparar, transmitir, acompanhar e corrigir suas informações.

No final, a cena pode ser a mesma: segunda-feira, café na mão, caixa de e-mails aberta e mais um comunicado chegando.

Mas existe uma diferença importante entre a empresa que recebe a notícia e começa a procurar os dados e aquela que possui um processo estruturado, responsáveis definidos e um sistema preparado para reagir.

O prazo pode até ter mudado.

A corrida, definitivamente, começou.