Software para emitir certidões negativas: tenha mais segurança e agilidade

Resumo: A Certidão Negativa de Débitos (CND) é o documento que comprova a regularidade fiscal e civil de uma empresa, sendo indispensável para a participação em licitações, pedidos de empréstimos e abertura de novos negócios. A emissão eficiente destas certidões envolve a consulta em órgãos das esferas federal, estadual e municipal, e a melhor prática atual para evitar riscos de vencimento ou bloqueios fiscais é a automação via software, que centraliza o download, a gestão de prazos e o histórico de regularidade em um único sistema.

Neste artigo, exploramos o papel estratégico das certidões e como otimizar a sua gestão:

• Finalidade das CNDs: Por que a certidão negativa é o “selo de confiança” da sua empresa perante o governo e parceiros.
• Mapeamento de Emissão: Onde e como emitir as principais certidões (Receita Federal, FGTS, Tributos Estaduais e Municipais).
• Gargalos da Gestão Manual: Os riscos de depender de processos humanos para monitorar centenas de sites e prazos de validade.
• Vantagens da Tecnologia RPA: Como a automação de processos robóticos elimina o erro humano e acelera a emissão em lotes.
• Gestão Centralizada Dootax: Como transformar o caos das certidões em um fluxo de trabalho previsível, automático e auditável.

Você busca emitir certidões negativas com mais segurança e agilidade? Com a evolução da tecnologia, a melhor forma de colocar isso em prática é implementando uma ferramenta digital para auxiliar nesse processo.

O gerenciamento manual das certidões negativas consome tempo e recursos preciosos para o setor fiscal, não é? Entretanto, é inegável a importância do controle desses documentos. Afinal, eles são exigidos em uma série de situações, como a participação em licitações e aberturas de negócios.

Só existe um caminho para garantir a emissão das certidões negativas com agilidade, segurança e eficiência: a modernização dos processos. Neste artigo veremos como um software para emitir certidões negativas pode gerar valor para a sua empresa. Confira!

Para que servem as certidões negativas?

A certidão negativa de débitos tem como função de comprovar a situação legal de pessoas físicas e jurídicas – confirmando que não existem pendências financeiras ou processuais.

Na prática, diversas ações usuais para uma empresa exigem certidões negativas para serem realizadas: abrir um novo negócio, ser aprovado como fornecedor de empresas multinacionais, participar de uma licitação, solicitar um empréstimo, entre outras.

Como emitir certidões negativas?

As certidões negativas podem ser emitidas por vários órgãos do governo – cada um com uma finalidade diferente.

Apesar de ser possível emitir certidões negativas via internet, cada tipo de certidão, como Certidão Negativa Estadual, Federal ou Municipal, tem um caminho específico – e exige o preenchimento de diversas informações sobre a pessoa jurídica ou pessoa física.

Veja só como é feita a emissão de algumas das principais certidões negativas de débitos:

• Certidão Negativa da Receita Federal: o pedido pode ser feito no site da Receita Federal.
• Certidão Negativa do INSS: o requerimento também deve ser realizado no site da Receita Federal.
• CND relativa aos Tributos Federais e Dívida Ativa da União: no caso de uma Certidão Negativa de Débitos relativos aos Tributos Federais e Dívida Ativa da União, o requerimento deve ser feito no site da Receita Federal.
• Certidão do FGTS: a Certidão Negativa de Débitos relativa ao FGTS deve ser requerida no site da Caixa Econômica Federal.
• Certidão de Regularidade Fiscal Estadual: a certidão negativa de débito estadual pode ser obtida no site da secretaria de fazenda do Estado do domicílio da empresa a ser contratada.
• Certidão de Regularidade Fiscal Municipal: a emissão da certidão negativa relativa à regularidade fiscal municipal deve ser feita no site da Prefeitura, geralmente em serviços da secretaria da fazenda municipal.

Como um software simplifica o processo de emissão?

Com diversas certidões negativas para emitir e gerenciar, podem surgir vários desafios para o departamento fiscal:

• Necessidade de acessar vários sites para consultar certidões da sua empresa e de terceiros;
• Desperdício de muitas horas organizando as certidões;
• Perda de negócios ou licitações por não estar com as certidões em dia;
• Não identificar quando uma certidão positiva surge.

O papel de um software para emitir certidões negativas é justamente simplificar esse processo. Trata-se de uma maneira de automatizar a emissão e o gerenciamento de todas certidões da sua empresa, promovendo a inovação fiscal de forma segura e acessível.

Na prática, um software de certidões negativas acessa os sites responsáveis e, de maneira automática, realiza o download de todas as certidões. Dessa forma, torna-se possível poupar tempo e recursos do departamento fiscal – alocando os profissionais em outras atividades.

Dootax Gestão de Certidões: a solução para emitir certidões negativas com agilidade

O Dootax Gestão de Certidões é um software para emitir certidões negativas que permite a emissão e gerenciamento de todas as certidões da sua empresa, de forma confiável e automática.

Com ele, você consulta e controla Certidão Negativa de Débitos em um só lugar e recebe notificações, simplificando o controle dos prazos.

Veja só os diferenciais do Dootax Gestão de Certidões:

• Com alguns cliques, é possível emitir certidões negativas em lotes;
• Elimine a necessidade de acessar centenas de sites para consultar certidões;
• Mais de 1.000 certidões diferentes com controle 100% automatizado;
• Capacidade de atualizar as certidões automaticamente;
• Gerenciamento das certidões das 3 esferas: federal, estadual e municipal;
• Notificações e alertas de vencimento e débitos;
• Integração com o Dootax Gestão de Tarefas Fiscais;
• Possibilidade de inclusão manual de certidões que não são geradas online;
• Ferramenta sem limite de usuários;
• Gestão das inscrições estaduais (Sintegra);
• Armazenamento do histórico das certidões.

Quer entender melhor como o Dootax Gestão de Certidões desburocratiza seu trabalho? Confira aqui em 3 passos:

1. Cadastro. A empresa faz o cadastro de sua matriz e filiais no sistema da Dootax.
2. RPA de Certidões. O nosso sistema acessa os sites responsáveis e, de maneira automática, realiza o download de todas as certidões. Atendemos todas as esferas, centralizando Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, Certificado de Regularidade do FGTS, Certidões Nada Consta, Certidão de Rol Nominal, Certidão Negativa de Débito Estadual, Federal e Municipal, entre outras.
3. Integração única. Por fim, todas as certidões recebidas são visualizadas em um único sistema. O usuário poderá criar notificações de novas certidões, certidões a vencer, vencidas, positivas, dentre outras. Ou, se preferir, fazer o download dos documentos.

Você gostou das dicas para emitir certidões negativas com mais segurança e agilidade? Quer aproveitar todos os benefícios do Dootax Gestão de Certidões? Entre em contato conosco!