O que faz o departamento fiscal?

O departamento fiscal é uma das áreas essenciais para a continuidade das operações de uma empresa. Independentemente do segmento de atuação ou do porte da companhia, todas as pessoas jurídicas brasileiras precisam lidar com inúmeras exigências legais relacionadas a tributos, obrigações acessórias e diversas mudanças na legislação sobre o tema.

Apesar de ter as suas atividades muito relacionadas apenas ao cumprimento de obrigações legais e realização de atividades de alto grau burocrático, a verdade é que o departamento fiscal pode ter um papel de protagonista para o sucesso de uma empresa – seja garantindo o cumprimento de todas as obrigações legais, reduzindo custos ou gerando informações úteis para a gestão empresarial.

Mas você sabe quais são as atividades desenvolvidas pelo departamento fiscal e qual é a sua importância dentro de uma organização? Descubra a seguir!

O que é o departamento fiscal?

Pode ser difícil de enxergar isso, mas todas as atividades de uma empresa passam pelo departamento fiscal: a compra de mercadorias para o estoque, uma venda realizada a prazo, um empréstimo realizado para a compra de maquinário, o recebimento de um pagamento em atraso, entre várias outras transações que têm impacto na contabilidade.

O departamento fiscal é o setor da empresa responsável por fazer a escrituração de todas as movimentações fiscais, apurar impostos e garantir que todas as obrigações legais estão sendo cumpridas. Entretanto, os profissionais podem ir além disso e gerar benefícios fiscais, reduzir custos e buscar créditos de impostos para compensação.

Quais são as funções do departamento fiscal?

Para as pessoas que não lidam diretamente com o departamento fiscal, é muito comum ter a ideia de que os profissionais desse setor passam o dia inteiro apenas lançando notas fiscais e calculando impostos. Entretanto, essas atividades manuais ocupam cada vez menos tempo nas rotinas desses profissionais, que também exercem uma importante função estratégica.

Entender todas as funções desempenhadas pelo departamento fiscal é muito importante para compreender a sua importância em relação às atividades da empresa.

Veja quais são as principais atividades do setor fiscal:

1. Recebimento e escrita fiscal

Esta atividade envolve receber todas as notas fiscais que entram na empresa e registrá-las de acordo com as normas fiscais vigentes. Isso inclui notas fiscais de compra, venda, serviços prestados e recebidos, entre outros. A escrituração fiscal consiste em registrar essas notas fiscais nos livros fiscais adequados, como o livro de entradas e saídas.

2. Lançamentos fiscais de entradas e saídas

Após o recebimento das notas fiscais, os lançamentos fiscais são feitos nos sistemas contábeis e fiscais da empresa. Isso envolve registrar todas as operações de entrada e saída de mercadorias ou serviços, incluindo informações como valores, alíquotas de impostos, CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) e demais informações relevantes para a apuração dos tributos.

3. Emissão de notas fiscais de devolução, remessa para conserto e industrialização

Além das notas fiscais de compra e venda, o departamento fiscal também é responsável pela emissão de notas fiscais em outras operações, como devoluções de mercadorias, remessas para conserto ou industrialização.

4. Conferência de toda a documentação fiscal

Esta atividade envolve a verificação minuciosa de todas as notas fiscais, documentos e registros fiscais da empresa para garantir sua conformidade com a legislação tributária. Qualquer erro ou inconsistência deve ser identificado e corrigido para evitar problemas fiscais no futuro.

5. Atualização constante para acompanhar as mudanças na legislação fiscal e tributária

O departamento fiscal deve estar sempre atualizado com as mudanças na legislação fiscal e tributária para garantir que a empresa esteja em conformidade com as novas regras e regulamentações. Isso inclui acompanhar novas leis, decretos, instruções normativas e outras normas que possam afetar as operações fiscais da empresa.

6. Verificação e apuração de tributos

Uma das principais responsabilidades do departamento fiscal é calcular e apurar os impostos devidos pela empresa, como ICMS, IPI, PIS, COFINS, ISS, entre outros. Isso envolve analisar as operações realizadas pela empresa, aplicar as alíquotas de impostos adequadas e preparar os documentos necessários para o pagamento dos tributos.

7. Análise dos dados cadastrais dos fornecedores junto ao Fisco

O departamento fiscal também é responsável por garantir que os dados cadastrais dos fornecedores estejam corretos e atualizados junto aos órgãos fiscais. Isso inclui verificar se os fornecedores estão regularizados e consultar suas certidões negativas.

8. Auxílio na determinação de classificação fiscal de novos produtos comercializados

Quando a empresa passa a comercializar novos produtos, o departamento fiscal auxilia na determinação da classificação fiscal desses produtos, atribuindo códigos NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) ou códigos de serviço, conforme a legislação vigente.

9. Entrega de obrigações acessórias

Por fim, o departamento fiscal é responsável por cumprir todas as obrigações acessórias exigidas pela legislação, como a entrega da EFD (Escrituração Fiscal Digital) e ECD (Escrituração Contábil Digital). Essas obrigações envolvem o envio de informações detalhadas sobre as operações fiscais e contábeis da empresa aos órgãos competentes.

Importância do departamento fiscal para uma organização

Como você pode deduzir com base nas funções exercidas pelo departamento fiscal, esse setor possui uma grande importância para que uma organização continue operando tranquilamente.

Para reforçar o papel do departamento fiscal, vamos analisar os principais benefícios da atividade desempenhada pela área fiscal:

• Cumprimento de todas as obrigações fiscais em dia, criando uma boa relação com o Fisco e reduzindo os problemas com a fiscalização, que podem gerar multas pesadas;
• Aproveitamento de benefícios fiscais que podem ser responsáveis por reduzir os custos operacionais de uma empresa e impactar positivamente nos resultados financeiros;
• Geração de informações úteis que podem ser aproveitadas pelo gestor da empresa na tomada de decisão;
• Agilidade nos processos internos e garantia da circulação das mercadorias vendidas pela empresa;
• Otimização e previsibilidade do fluxo de caixa em relação aos compromissos fiscais que geram custos, como o pagamento de impostos, taxas e contribuições.

– Leia também: Erros do departamento fiscal e como corrigir

Dicas para uma rotina do departamento fiscal mais eficiente

Já vimos o que faz o departamento fiscal e toda a sua importância. Entretanto, é fundamental ressaltar que a eficiência da equipe faz toda a diferença para obter os melhores resultados.

Veja só algumas dicas para otimizar a rotina do setor fiscal:

1. Padronize os procedimentos. Estabeleça procedimentos padronizados para todas as atividades fiscais, desde o recebimento e escrituração de notas fiscais até a entrega de obrigações acessórias. Isso ajuda a garantir consistência e precisão nas operações.
2. Invista na capacitação da equipe. Invista na capacitação contínua dos colaboradores, oferecendo treinamentos sobre legislação tributária, uso de ferramentas tecnológicas e boas práticas de gestão fiscal. Funcionários bem treinados são mais eficientes e produtivos.
3. Estabeleça um processo para monitoramento de prazos. Mantenha um calendário atualizado com os prazos de entrega das obrigações fiscais e tributárias, como declarações, escriturações e pagamento de impostos. Isso ajuda a evitar multas e penalidades por atraso.
4. Conduza auditorias internas. Realize auditorias internas periodicamente para revisar os processos fiscais, identificar possíveis falhas ou inconsistências e implementar melhorias. Isso ajuda a garantir a conformidade com a legislação e a eficiência operacional.
5. Garanta o controle de documentação. Estabeleça um sistema eficiente de controle e organização de documentos fiscais, garantindo o fácil acesso a informações relevantes quando necessário. Isso inclui manter registros de notas fiscais, comprovantes de pagamento de impostos e documentos relacionados.
6. Crie um fluxo de comunicação interna eficiente. Promova uma comunicação eficiente entre os diferentes setores da empresa, especialmente entre o departamento fiscal, financeiro e de compras. Isso ajuda a evitar duplicidade de informações e facilita a resolução de questões fiscais de forma ágil.
7. Busque atualização constante. Mantenha-se sempre atualizado sobre as mudanças na legislação fiscal e tributária, participando de cursos, seminários e acompanhando fontes confiáveis de informação. Isso ajuda a garantir que os processos fiscais estejam em conformidade com as últimas regulamentações.
8. Construa um ambiente de feedbacks e melhoria contínua. Estimule a cultura de feedback e melhoria contínua dentro do departamento fiscal, incentivando os colaboradores a compartilharem ideias e sugestões para otimizar os processos e aumentar a eficiência operacional.
9. Invista na automatização de processos. Utilize sistemas digitais específicos para automatizar tarefas repetitivas – como lançamento de notas fiscais, cálculo de impostos, emissão de guias e consultas de certidões. Isso economiza tempo e reduz erros manuais.

Como a tecnologia impacta o departamento fiscal?

Ao longo deste artigo, entendemos melhor todas as funções que são desempenhadas pelo departamento fiscal, certo?

Conforme abordamos anteriormente, grande parte dos processos manuais e repetitivos não são mais realizados pelo trabalho humano, mas sim por soluções digitais que permitem a automação de processos.

Isso só é possível graças à evolução tecnológica e softwares específicos para auxiliar o departamento fiscal. Entre essas soluções, estão aquelas que permitem o gerenciamento de documentos fiscais e agilizam a emissão guias de tributos, ou mesmo facilitam a gestão dos DTEs.

O setor fiscal que incorpora essas novas ferramentas de automação consegue dar um salto no seu desempenho e alcançar resultados ainda mais satisfatórios, eliminando custos e aumentando a produtividade do setor. Dessa forma, toda a organização sai ganhando a partir da transformação da parte fiscal da empresa.

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