Tudo sobre Notas Fiscais de Serviço – NFSe

As Notas Fiscais de Serviço (NFSe) fazem parte da rotina de qualquer empresa que realiza a prestação de serviços. Entretanto, apesar de ser um documento muito importante, existem muitas dúvidas sobre sua emissão, recolhimento de tributos e armazenamento.

Você quer entender melhor o que são as Notas Fiscais de Serviço e todas suas particularidades? Confira ao longo deste artigo!

O que são as Notas Fiscais de Serviço?

As Notas Fiscais de Serviço são uma versão digital da nota fiscal emitida pelas empresas que prestam serviços. Esse documento substitui a tradicional nota fiscal emitida em papel e tem como finalidade formalizar uma prestação de serviço entre a organização e seu cliente.

A razão para a criação da NFSe foi simplificar os processos – tanto para as empresas quanto para o poder público.

Em vez de preencher todas as informações manualmente e entregar uma nota fiscal impressa, tornou-se possível transmitir esses dados em formato digital. Já o poder público conseguiu simplificar o processo de recebimento desses documentos fiscais e pode fiscalizar com mais eficiência o recolhimento do Imposto Sobre Serviços (ISS).

Uma outra possibilidade que surgiu com essa modernização da Nota Fiscal de Serviços foi a automação NFSe. Por ser um documento digital, é possível explorar a tecnologia para auxiliar no momento do preenchimento das informações e transmissão para o poder público.

Benefícios da NFSe

Acabamos de ver que as Notas Fiscais de Serviço surgiram para gerar mais praticidade e segurança, certo? Com isso, são vários os benefícios da sua utilização:

• Redução de custos com papéis, impressão e armazenamento das notas fiscais.
• Simplificação de processos tributários para as empresas prestadoras de serviço.
• Diminuição das chances de erros no preenchimento e redução da necessidade de tarefas manuais repetitivas dentro do departamento fiscal.
• Possibilidade de integração das informações com outras soluções que também utilizam dados em formato digital.
• Aumento da segurança na realização das transações.
• Possibilidade de automação de processos na emissão da NFSe.
• Facilidade e eficiência na fiscalização feita pelas prefeituras.

Quem precisa emitir Notas Fiscais de Serviço?

Como regra, as Notas Fiscais de Serviço devem ser emitidas por todas as pessoas jurídicas que prestam serviços e devem recolher o ISS (Imposto Sobre Serviços). Isso acontece porque esse tributo deve ser recolhido sempre que uma empresa que aufere receita em troca da prestação de serviço.

Entretanto, é importante ressaltar que o ISS é um imposto de competência municipal. Portanto, o recolhimento do ISS e a emissão das Notas Fiscais de Serviço podem ter regras diferentes dependendo da cidade em que a empresa está localizada.

Além disso, existe uma exceção para a obrigatoriedade de emissão da NFSe: o MEI (Microempreendedor Individual). Para essas pessoas jurídicas, a emissão é facultativa para serviços prestados à pessoa física e obrigatória para pessoas jurídicas.

Quais são os impostos recolhidos na emissão da NFSe?

Ao emitir Notas Fiscais de Serviço, é importante reconhecer que devem ser calculados e recolhidos alguns tributos. Veja quais são eles:

• Imposto Sobre Serviço (ISS)
• INSS
• Imposto sobre a renda retido na fonte (IRRF)
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS)
• Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)
• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)
• Programa de Integração Social (PIS) e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP)

Leia também: NFSe padrão nacional: o que muda para as empresas?

Como funciona o recolhimento do ISS?

Dentre os impostos associados às Notas Fiscais de Serviço, certamente o grande destaque é Imposto Sobre Serviços (ISS) – que incide somente sobre prestações de serviço.

O ISS é o imposto que deve ser recolhido pelos prestadores de serviço sobre cada uma das prestações de serviço realizadas. Trata-se de um imposto semelhante ao ICMS – que incide sobre operações de venda de produtos. Porém, o ISS é de competência municipal.

A Lei Complementar 116/2003 regula o ISS. Nesta legislação é possível conferir uma lista completa das atividades que devem recolher o imposto, que é dividida em 40 grupos – e inclui serviços relacionados à saúde, lazer, limpeza, manutenção, locação, artísticos, obras, entre muitos outros.

Para calcular o ISS você precisa ter em mente três informações essenciais:

• Fato gerador: a prestação de um dos serviços que constam no anexo da Lei Complementar nº 116/2003
• Base de cálculo: preço do serviço que foi prestado
• Alíquota: varia 2% e 5%, conforme as normas impostas por cada município

Para fins práticos, uma empresa que gera um fato gerador está obrigada a recolher o ISS. Nesse momento, ela deve multiplicar a base de cálculo pela alíquota. Ou seja, uma empresa que presta um serviço no valor de R$ 10.000,00 em um município em que a alíquota do ISS é 3% deveria recolher R$ 300,00 como imposto (R$ 10.000 * 3% = R$300,00).

A principal variável é a alíquota que deve ser aplicada no cálculo – que varia conforme o município e as atividades desenvolvidas. Na cidade de São Paulo você pode consultar as alíquotas no site da Prefeitura. Os seus valores variam entre 2% e 5%.

Ou seja, uma empresa que trabalha com serviços de fisioterapia tem uma alíquota de 2%. Enquanto isso, outro negócio de engenharia tem uma alíquota de 5%.

Como emitir Notas Fiscais de Serviço?

Quer saber como fazer a emissão de Notas Fiscais de Serviço? Veja só um breve passo a passo:

1. Tenha um certificado digital e cadastro fiscal

Um certificado digital é essencial para que seja possível emitir Notas Fiscais de Serviço. Esse certificado funciona como uma assinatura digital para pessoas jurídicas – permitindo identificar quem está emitindo o documento fiscal.

Além disso, você também precisa de um cadastro fiscal junto ao governo. Para as empresas prestadoras de serviços, esse cadastro é realizado na prefeitura da cidade.

2. Utilize um emissor de nota fiscal eletrônica

O próximo passo para emitir Notas Fiscais de Serviço é usar um software que faça a emissão desses documentos. Neste momento, você tem duas opções:

• Usar o emissor gratuito de nota fiscal eletrônica oficial da prefeitura local;
• Usar um sistema nota fiscal eletrônica próprio integrado ao sistema do governo.

3. Comece a fazer a emissão de notas fiscais

Por fim, você está preparado para começar a emissão de notas fiscais. Para isso, você deve abrir o emissor de NF e preencher os dados do documento – que incluem:

• Dados da sua empresa;
• Dados do cliente;
• Descrição dos produtos ou serviços;
• Valor da operação;
• Dados dos tributos recolhidos.

Quais são os riscos da emissão manual?

Acabamos de ver como é feita a emissão das Notas Fiscais de Serviço. Entretanto, apostar na emissão manual representa um risco para o seu negócio e pode gerar vários impactos negativos. Veja quais são os principais deles:

• Baixa produtividade. Um departamento fiscal que faz a emissão manual de suas notas fiscais gasta um tempo muito grande apenas realizando esse processo – diminuindo a sua capacidade de atender às outras demandas.
• Informações incorretas. A emissão manual requer que um profissional digite cada uma das informações da nota fiscal. Isso abre margem para a inserção de dados incorretos em meio aos diversos documentos emitidos diariamente.
• Confusão nos processos internos. As informações das notas fiscais eletrônicas podem ser usadas internamente para fins gerenciais, certo? Porém, os problemas da emissão manual também podem gerar uma confusão nesses processos internos.
• Sonegação de impostos. A emissão da nota fiscal de serviço eletrônica é fundamental para o recolhimento do ISS, certo? Portanto, as dificuldades na emissão manual podem gerar uma dificuldade na apuração correta desse imposto.

Benefícios de ter um emissor automático

Se a emissão manual das Notas Fiscais de Serviço traz riscos, a automação pode tornar a vida do departamento fiscal ainda mais fácil. Veja alguns ótimos motivos para investir na automação NFSe:

Ganho de tempo

A automação da NFSe permite que o processo de preenchimento e emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica seja feita com o mínimo de intervenção humana. Isso significa que os profissionais do departamento fiscal precisam dedicar menos tempo a essas tarefas – podendo focar em outras atividades.

Redução dos erros

É natural que erros humanos aconteçam. Seja pela digitação de um número errado ou com o esquecimento de um prazo, nenhuma empresa está livre dessas situações. Porém, a automação da NFSe deixa as tarefas nas mãos de sistemas inteligentes que não cometem esses mesmos erros.

Eficiência no armazenamento

Uma plataforma para automatizar nota fiscal de serviços também facilita a guarda desses documentos fiscais – o que é ótimo para garantir o armazenamento pelo prazo mínimo previsto na legislação. Além disso, também se torna mais prático localizar os documentos necessários no dia a dia de trabalho.

Integração com outros sistemas

As informações das Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas ficam armazenadas em formato digital e podem ser acessadas por outros sistemas que a sua empresa utiliza – como um ERP. Dessa forma, torna-se mais prático integrar informações de vários setores para aumentar a capacidade de tomada de decisão dos gestores.

Possibilidade do recolhimento automático do ISS

Além de emitir a NFSe automaticamente, você também pode facilitar o recolhimento do ISS sobre os serviços prestados. Uma boa solução digital pode apurar o valor devido, emitir as guias de pagamento e fazer o recolhimento automático do ISS devido ao município.

Quando é a hora de automatizar a emissão?

Você ainda está em dúvida sobre automatizar as Notas Fiscais de Serviço eletrônicas? Será que essa é realmente a hora de investir em um emissor de notas fiscais?

Veja alguns fatores que podem indicar que você deveria apostar na automação das notas de serviços:

1. Você emite mais de 5 notas fiscais por dia. A emissão de 5 notas fiscais por dia representa um volume superior a 100 notas fiscais por mês. Ou seja, essa é uma demanda bastante alta para um departamento fiscal que faz a emissão de todos esses documentos manualmente.
2. Você tem um funcionário apenas para emitir NFSe. Se você precisa de um profissional apenas para emitir a nota fiscal, pode ser o momento de avaliar a contratação de uma solução digital para promover a automação. Afinal, os custos de um funcionário são muito altos – e seria possível alocar esse profissional em outras funções mais importantes e estratégicas.
3. Você tem problemas no recolhimento de impostos. Você já enfrentou problemas no recolhimento de tributos pela ineficiência na emissão da nota fiscal de serviços? Seria possível resolver essas complicações com a automação dos processos.
4. Você quer reduzir custos. Diminuir os gastos do departamento fiscal é um dos seus objetivos? Então automatizar a nota fiscal pode ajudá-lo a colocar isso em prática.

3 pontos para avaliar ao escolher um emissor de NFSe

Acabamos de ver os benefícios de um emissor de NFSe. Mas como acertar na escolha de uma solução para a sua empresa?

Para encontrar o melhor emissor de NFSe, você pode focar na avaliação de três pontos principais: custo-benefício, segurança e suporte.

1. Custo-benefício

Você já teve que lidar com desperdício de dinheiro com ferramentas de alto custo? É inegável que a tecnologia contribui diretamente para a produtividade do setor fiscal. Porém, depender de várias ferramentas para realizar as atividades pode gerar um alto gasto mensal.

O melhor emissor de NFSe deve trazer todas as funcionalidades que você precisa. Ao reunir toda a emissão e gerenciamento das notas fiscais em um único sistema, você obtém uma ótima relação de custo-benefício.

2. Segurança

O melhor emissor de NFSe deve trazer segurança para o seu negócio. Isso pode ser notado de duas formas:

1. Plataforma segura para que seus dados fiquem protegidos e acessíveis somente para pessoas autorizadas;
2. Segurança para que você tenha certeza de que esta cumprindo todas suas obrigações legais relacionadas à emissão de NFSe.

3. Suporte

O suporte para implementação e utilização do emissor de NFSe faz toda a diferença para que você realmente consiga explorar todas as funcionalidades que precisa. A agilidade na solução de dúvidas e resolução de problemas garante que você continue fazendo a emissão das notas fiscais sem interrupções.

Emissor DFe: o melhor emissor de NFSe

Você quer emitir notas fiscais com eficiência, baixos custos e praticidade? Então o Dootax Emissor de DFe é a solução perfeita para você!

O Dootax Emissor DFe faz a emissão de NF-e, NFC-e, CF-e/SAT e NFS-e em uma única plataforma. A partir disso, são vários os problemas que podem ser resolvidos:

• Dificuldade para controlar o número de série dos documentos;
• Problemas na integração entre escrituração e sistemas fiscais;
• Erros nos processos de contingência;
• Desperdício de dinheiro nos processos de emissão de documentos;
• Falta de informações sobre os documentos aprovados ou rejeitados;
• Altos custos com múltiplas ferramentas.

Como funciona o Dootax Emissor DFe?

Veja só como é simples o funcionamento do Emissor DFe da Dootax:

1. Cadastro

É feito o cadastro e parametrização dos CNPJs para emissão das notas fiscais.

2. Emissão de DFe

A Dootax acessa os órgãos responsáveis pela emissão e transfere os documentos para sua própria plataforma

3. Notas acessíveis

Por fim, os documentos podem ser facilmente acessados e o cliente pode configurar alertas ou gerar relatórios

Benefícios do Dootax Emissor DFe

• Centenas de municípios atendidos;
• Dados protegidos e criptografados;
• Suporte com SLA;
• Migração facilitada;
• Ótimo custo-benefício;
• Respeito total à LGPD, lei baseada no GDPR;
• Plataforma atualizada e intuitiva.

Você gostou das informações sobre as Notas Fiscais de Serviços? Quer conhecer melhor as funcionalidades do Dootax Emissor de DFe? Solicite uma demonstração!