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Dicas para emissão e armazenamento de CTe

Tempo de leitura: 4 minutos

O Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) é um documento obrigatório em todas as operações de transporte de carga. Ele foi criado para substituir vários documentos fiscais em papel com o objetivo de beneficiar os emitentes do CTe, as empresas compradoras, o Fisco, os contadores e a sociedade.

Trata-se de um documento em formato eletrônico que registra, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal. Com isso, as informações se tornam mais acessíveis para o poder público.

Porém, muitas empresas ainda enfrentam complicações para emitir e armazenar o Conhecimento de Transporte eletrônico. Neste artigo veremos algumas dicas que podem ajudá-lo neste processo.

Importância da emissão e consulta de CTe

O CTe deve ser emitido sempre que houver uma prestação de serviço de transporte de cargas – tanto entre estados quanto entre municípios. A exceção fica por conta das empresas que transportam a própria carga, com motoristas próprios, que estão dispensadas dessa exigência.

Portanto, a emissão do CTe se torna importante simplesmente por se tratar de uma obrigação legal. Porém, além disso, a migração para o formato digital ainda proporciona a redução de tempo e custos nos processos contábeis, dificulta a sonegação e as fraudes fiscais – além de gerar mais rapidez no acesso e no cruzamento de informações.

Na prática, o CTe também reduz o tempo de permanência nos postos fiscais de fronteira. Por possuir validade em todo o território nacional, ocorre uma descomplicação no transporte de cargas entre estados. Basta que as cargas estejam acompanhadas das NFes e dos CTes.

Já a consulta de CTe é um processo que contribui para evitar problemas com o Governo. Trata-se de uma rotina para monitorar os documentos fiscais e avaliar se o CNPJ da sua empresa não está em situação irregular por alguma inconsistência no cumprimento das obrigações.

CTe - Dootax
Imagem de StartupStockPhotos por Pixabay

Dicas para a emissão do CTe

Você busca garantir a emissão correta do CTe? Então veja algumas dicas que podem ajudá-lo:

Adote uma ferramenta para emitir o CTe

Em 2018 o software emissor de CTe da SEFAZ foi descontinuado. Por conta disso, tornou-se necessário encontrar um software para fazer a emissão do Conhecimento de Transporte eletrônico. E a escolha da ferramenta ideal é o primeiro passo para conseguir emitir o CTe.

Fique atento aos erros de digitação

Mesmo com uma ferramenta completa para emitir o CTe, é fundamental ter muita atenção no preenchimento das informações. Uma simples falha na digitação pode implicar na transmissão de dados equivocados para o poder público. Entre as principais falhas estão: números errados, espaços sem preenchimento, informações equivocadas sobre a empresa e intervalos inexistentes.

Garanta que você atende a todos os requisitos para a emissão

Para que você consiga emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico é preciso cumprir alguns requisitos:

  • Credenciamento na Sefaz de seu estado
  • Possuir um certificado digital válido
  • Estar em dia com todas as obrigações da Receita Federal e da Sefaz
  • Homologação no sistema de teste da Sefaz
  • Configuração correta do software de emissão do CTe

Certifique-se de que suas informações estão seguras

Os CTes contêm informações sigilosas sobre a sua empresa e suas movimentações. Por isso, é importante certificar-se de que todas as informações inseridas no sistema de emissão estão seguras. E a melhor forma de garantir isso é optando por uma solução que armazena as informações na nuvem e possui um sistema eficiente de segurança.

Faça integração com outros sistemas

Para que o processo de emissão se torne ainda mais eficiente, você pode fazer uma integração entre sistemas. Ou seja, é possível captar as informações necessárias para preencher o CTe de outras fontes e preenchê-los automaticamente – como a importação das informações da Nota Fiscal Eletrônica.

Qual é a melhor maneira de armazenar os CTes?

Além de fazer a emissão do CTe, também é preciso manter esses documentos armazenados em segurança. Assim, você pode ficar preparado para possíveis fiscalizações – evitando complicações que poderiam ocasionar multas ou suspensão de suas atividades.

A resposta para a melhor maneira de armazenar os CTes está na tecnologia. Por ser um documento emitido digitalmente, ele também fica salvo em um ambiente eletrônico. O mais interessante nessa situação é explorar recursos online de armazenamento de dados e informações fiscais.

Em vez de imprimir e guardar pilhas de documentos, você pode ter tudo organizado em um arquivo digital. Assim, torna-se possível centralizar as informações, aumentar a segurança no armazenamento, economizar tempo para análise fiscal e contábil das atividades e ainda garantir o compliance fiscal.

Dootax: soluções para armazenamento de CTe e outros documentos

Para as empresas que buscam aumentar a eficiência do armazenamento de CTe, a Dootax possui a solução ideal: o repositório de DFe (NFe e CTe) do DOODoc. Com esse sistema você pode gerenciar seus documentos fiscais em um único painel de monitoramento – conferindo todos os detalhes dos Conhecimentos de Transporte eletrônico emitidos ou recebidos.

O funcionamento dessa ferramenta é bem simples: o repositório recebe o XML dos documentos fiscais eletrônicos através de diversos canais de integração e disponibiliza todos esses dados no painel de monitoramento. Além de facilitar o acesso aos documentos, o sistema permite a geração da DANFe ou DACTe em tempo real, melhorando a leitura das informações para um padrão já conhecido pelo usuário.

Quer conhecer melhor os recursos das soluções Dootax? Então visite a nossa página e saiba mais.

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Thiago Souza

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