Guarda de documentos fiscais e a solução para evitar a perda de arquivos

Como funciona o processo de guarda de documentos fiscais na sua empresa? Mesmo sendo uma atividade essencial para o compliance fiscal, muitas organizações ainda enfrentam problemas com a perda de arquivos.

São inúmeros os documentos fiscais gerados pelas empresas que devem ser armazenados em segurança pelo prazo mínimo previsto na legislação. Para isso, é cada vez mais comum o uso de soluções digitais que simplificam o processo e aumentam a sua eficiência.

Quer entender melhor como otimizar a guarda de documentos fiscais para evitar a perda de arquivos? Confira logo a seguir!

Importância da guarda de documentos fiscais

Os profissionais do setor fiscal estão habituados com a necessidade de armazenar os documentos fiscais, certo? Mas você já reconhece toda a importância da eficiência na guarda de documentos fiscais? Veja só:

Cumprimento das obrigações legais

A eficiência na guarda de documentos fiscais permite que a empresa cumpra as obrigações legais relacionadas ao armazenamento da documentação fiscal pelo prazo mínimo previsto na legislação.

Mas qual é esse prazo mínimo?

Para as notas fiscais, o prazo é de 5 anos. Neste período, o Fisco pode solicitar os documentos para conferência. Além disso, é dentro desse prazo que o Governo pode cobrar as dívidas atrasadas.

Porém, é importante considerar que a SOX sugere o arquivamento desses documentos pelo período de 7 anos para garantir o compliance.

Mas e os outros documentos fiscais, por quantos anos devem ser armazenados?

Guarde por 5 anos:

• Comprovantes de pagamento de faturas de cartões de crédito;
• Comprovantes de pagamentos de água, luz, telefone, internet e gás;
• Comprovantes de pagamentos de tributos em geral, por exemplo, IPTU, IR, CSLL, Cofins, Simples Nacional;
• Comprovantes de lançamentos;
• Livros fiscais e contábeis;
• Declarações como DIPJ, DCTF, DIRF e declaração de ajuste anual.

Guarde por 10 anos:

• Comprovantes de declaração e pagamento do IRPJ (Imposto de Renda);
• Lalur (Livro de Apuração do Lucro Real),

Eficiência produtiva

Ao criar processos inteligentes para armazenar e gerenciar os documentos fiscais eletrônicos, toda a equipe fiscal consegue executar suas atividades do dia a dia com mais produtividade. Ou seja, a eficiência na guarda de documentos fiscais se reflete no desempenho de todo o departamento.

Auxílio na gestão

Os documentos fiscais são repletos de informações úteis para a gestão empresarial. Quando você emite uma nota fiscal eletrônica, possui um documento com vários dados relevantes para atualizar os controles internos e gerar análises valiosas de informações, não é? Quando estão bem armazenados, os documentos fiscais podem ser explorados para a extração de dados.

Riscos da ineficiência na guarda de documentos fiscais

Acabamos de ver a importância da guarda de documentos fiscais. Por outro lado, a ineficiência desse processo pode levar à perda de arquivos – o que reflete em multas e outras penalidades.

O prazo mínimo armazenamento é mais que uma boa prática, é uma das obrigações fiscais de uma empresa. Afinal, é dentro desse prazo que a Receita Federal pode solicitar os documentos fiscais para analisar sobre eventuais irregularidades tributárias.

Caso a sua empresa não tenha os documentos para confirmar que realizou os recolhimentos devidos, deverá recolher o tributo de novo com multa de até 20% do valor contestado pelo Fisco mais os juros da taxa básica de juros (Selic). Já a multa para cada arquivo XML de nota fiscal não apresentado em uma fiscalização pode passar de R$ 1.000,00.

Além disso, a penalidade pode chegar a prisão. A Lei 8.137 prevê os crimes contra a “Ordem Tributária” – que incluem determinações contra a não apresentação de notas fiscais ou dos códigos XML da documentação eletrônica.

Como garantir mais segurança e evitar penalizações do Fisco?

A solução para evitar a perda de arquivos e otimizar a guarda de documentos fiscais está no uso de um software adequado, que garanta a proteção dos seus dados.

Com o auxílio desse tecnologia, é possível automatizar os processos relacionados – concentrando todos os arquivos em um único lugar e agilizando a localização de informações.

Veja só os principais benefícios de usar uma solução digital para a guarda de documentos fiscais:

Aumento da segurança

Com o armazenamento eletrônico dos documentos em uma plataforma central e backups regulares, são eliminadas as chances de perda de documentos importantes. Dessa forma, torna-se mais fácil garantir que os prazos mínimos de armazenamento sejam respeitados – evitando multas e penalidades.

Redução de custos

Usar um sistema digital para a guarda de documentos fiscais na nuvem é bem mais econômico que qualquer outro método convencional de armazenagem. Afinal, um sistema fiscal de armazenamento faz com que gavetas e armários sejam desnecessários, economizando espaço físico.

Além disso, um software com arquivamento na nuvem não demanda servidores próprios ou de grandes capacidades de armazenamento – que poderiam elevar os custos.

Flexibilidade de acessos

Como os sistemas de armazenamento na nuvem são integralmente online, eles permitem diferentes acessos simultâneos e de qualquer local.

Além disso, se você quiser ainda mais segurança, basta cadastrar um usuário por departamento, fazendo com que cada área da empresa tenha acesso apenas a algumas informações específicas.

Arquive documentos com segurança

A guarda de documentos fiscais eficiente é uma atividade essencial no cumprimento das obrigações de uma organização, evitando prejuízos significativos e ajudando no desempenho produtivo do departamento fiscal. Além das penalidades por não apresentar os documentos fiscais solicitados, a falta desses documentos pode levar prejuízos e até à pena de prisão.

A utilização de uma solução digital segura para a guarda de documentos fiscais é a resposta para eliminar os riscos associados à perda de documentos e para otimizar o processo de armazenamento. Com um software fiscal confiável, é possível centralizar todos os documentos fiscais, monitorar as notas recebidas e tornar mais fácil a tarefa de encontrar os documentos necessários.

O uso de um programa de armazenamento na nuvem traz ainda maior acessibilidade, flexibilidade e segurança para os arquivos fiscais da sua empresa. Além disso, é uma solução muito mais econômica quando comparada a outros métodos convencionais de armazenagem. Portanto, implementar esse tipo de solução é um investimento inteligente para garantir a saúde fiscal do seu negócio e contribuir para um melhor desempenho do seu departamento fiscal.

Você gostou das informações para otimizar a guarda de documentos fiscais? Confira também como armazenar NFe de forma confiável!