Entre o documento fiscal, o pagamento do fornecedor e a realidade dos sistemas

A lógica do crédito tributário com a qual nós, tributaristas, estamos acostumados segue um fluxo relativamente conhecido. A empresa captura o documento fiscal, a equipe de recebimento valida as informações tributárias registradas em seus campos padronizados e, na sequência, realiza a escrituração da operação.

Depois, no famigerado fechamento contábil, os analistas responsáveis pela apuração avaliam a natureza, a essencialidade e a relevância da aquisição para determinar a possibilidade de apropriação do crédito.

Ao final, os créditos apropriados são confrontados com os débitos gerados no período, e o resultado dessa apuração é demonstrado ao Fisco por meio do Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED. Havendo saldo devedor, a empresa realiza o recolhimento da respectiva guia e, pelo menos em tese, encerra o processo daquele período.

Com a Reforma Tributária do consumo, essa sequência muda de forma.

A promessa é de um processo mais simples, automático e integrado. O problema é que estamos tentando alcançar esse nível de automação em um ambiente tecnológico que ainda está sendo construído, tanto nas plataformas públicas quanto nos sistemas internos das empresas. Em outras palavras, o modelo foi pensado para um mundo altamente conectado, mas ainda estamos trabalhando para chegar até ele.

E o que de fato mudou?

A primeira grande mudança está na própria lógica de apropriação dos créditos.

No modelo do PIS e da Cofins, parte relevante do fechamento era dedicada a discutir se determinado bem ou serviço poderia ser considerado essencial ou relevante para a atividade da empresa e, consequentemente, gerar crédito. Com a CBS, essa discussão tende a perder espaço: a regra geral será o creditamento das aquisições, ficando as restrições concentradas nas exceções previstas pela legislação.

Em outras palavras, a pergunta deixa de ser “essa aquisição está suficientemente ligada à minha atividade para gerar crédito?” e passa a ser “existe alguma vedação legal que impeça o aproveitamento desse crédito?” Essas últimas são poucas e de fácil mapeamento.

A segunda grande mudança, com um grau de complexidade consideravelmente maior, está relacionada ao momento de apropriação do crédito.

No modelo anterior, em regra, o crédito era reconhecido com base nas informações constantes do documento fiscal, sem que o adquirente precisasse verificar se o fornecedor estava em dia com suas obrigações ou se havia efetivamente recolhido o PIS e a Cofins incidentes sobre aquela operação.

No novo modelo, essa sistemática deixa de existir e embora o documento fiscal dê origem ao crédito, sua efetiva apropriação dependerá, como regra geral, da extinção do débito de CBS relacionado à operação anterior. Em outras palavras, não basta que o crédito esteja indicado no documento fiscal; será preciso que o débito correspondente tenha sido efetivamente extinto para que esse crédito fique disponível para utilização.

E é aqui que começa a inquietação do adquirente: como saber, antecipadamente, se o débito relacionado à minha aquisição será efetivamente pago? E se o fornecedor recolher um valor diferente daquele indicado no documento fiscal ou daquele efetivamente devido na operação?

A terceira e última mudança de lógica trazida pela reforma tributária está relacionada à apuração assistida.

Nesse novo modelo, deixaremos de elaborar e informar integralmente a apuração ao Fisco e passaremos a receber uma apuração previamente calculada pelo próprio governo. Para isso, o sistema cruzará automaticamente os documentos fiscais de entrada e de saída da empresa, identificando os créditos já liberados e apresentando, de forma sistêmica, o saldo tributário a ser recolhido.

Como conciliar documentos fiscais, pagamentos e apuração assistida?

Diante desse novo modelo, surge outro questionamento relevante: após a disponibilização da apuração assistida pela plataforma pública, quais informações nós, tributaristas, conseguiremos efetivamente validar e conciliar?

Será necessário estabelecer uma trilha de conferência entre os documentos fiscais, os registros no ERP, a liquidação dos débitos pelo fornecedor e os valores apresentados na apuração assistida, de forma a identificar eventuais divergências e assegurar a consistência da apuração.

Assim, avançamos para um cenário em que a gestão tributária dependerá cada vez mais de sistemas integrados, processos automatizados e conceitos bem definidos. Nesse contexto, as empresas que mantiverem controles de conciliação robustos e informações consistentes sairão na frente.

A resposta aos questionamentos anteriores está na integração de todo o fluxo: desde a captura rápida dos documentos fiscais por meio do XML, passando pelo registro automático no ERP e pela contabilização sem intervenção humana, até a conciliação automatizada das informações.

Esse processo deverá indicar ao gestor quais documentos fiscais foram emitidos e processados corretamente e quais exigem análise ou atuação humana, permitindo a identificação e o tratamento de divergências entre o recolhimento da etapa anterior, o documento fiscal, a contabilização e os valores apresentados na apuração assistida.

Ou seja, o tributário entrou antes de todos no futuro! Sua empresa e sua equipe estão preparadas?

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