O que é a apuração de impostos ou apuração fiscal e como evitar erros?

A apuração de impostos – ou apuração fiscal – é uma das principais preocupações das empresas brasileiras quando falamos sobre as obrigações legais que devem ser respeitadas para a continuidade de suas atividades. Com uma grande complexidade tributária, são diversos os tributos que merecem atenção constante dos empresários.

Um processo eficiente de apuração de impostos garante que a organização cumpra todas as obrigações perante o Fisco sem maiores problemas. Por outro lado, existem vários problemas que podem surgir nesse processo: erros de cálculo, de interpretação da norma, atrasos ou emissão errônea de guias. Quando isso acontece, a empresa precisa lidar com penalidades impostas pelo poder público – que incluem juros e multas.

Com o objetivo de ajudá-lo a otimizar o processo de apuração de impostos na sua empresa, veremos informações importantes sobre o assunto neste artigo. Acompanhe.

O que é apuração de impostos ou apuração fiscal?

A apuração de impostos é um processo que vai muito além da emissão das guias tributárias para recolhimento de tributos estaduais e federais. Muito antes disso, é preciso optar pelo melhor regime tributário, estudar a legislação que afeta a empresa, identificar quais são as obrigações que devem ser seguidas, calcular os tributos, entre outras rotinas.

Portanto, podemos conceituar a apuração de impostos como a rotina com o objetivo de recolher corretamente todos os tributos devidos por uma organização. Trata-se de uma das atividades mais importantes realizadas pelo setor fiscal de uma organização.

O processo de apuração de tributos eficiente contribui para evitar uma série de situações que seriam prejudiciais para a empresa: impostos pagos em excesso, pagamento de multas e juros, dificuldade no acesso a linhas de crédito, impedimento de participar em licitações públicas e responder a processos judiciais. Ou seja, é uma rotina fundamental para que uma empresa consiga atuar tranquilamente no mercado.

Diferenças na apuração de impostos dos regimes tributários

Você sabe como é feita a apuração fiscal em cada regime tributário? É fundamental compreender que a opção pelo enquadramento tributário é determinante para calcular a base de cálculo, o valor a ser pago e o método de recolhimento.

Veja só um resumo das diferenças na apuração de impostos em cada um dos regimes:

1. Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime simplificado para micro e pequenas empresas, unificando diversos tributos em um único pagamento, conhecido como Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

Por conta disso, a apuração fiscal do Simples Nacional também é simplificada. A base de cálculo é a receita bruta mensal, sobre a qual é aplicada uma alíquota fixa que varia conforme a faixa de faturamento anual e o setor de atuação da empresa. As alíquotas variam de 4% a 33% e engloba tributos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ICMS, ISS e CPP, entre outros, de acordo com as atividades da empresa.

O diferencial para as empresas optantes pelo Simples Nacional é a menor carga administrativa, com uma guia única e alíquotas favorecidas para pequenas empresas.

2. Lucro Presumido

O Lucro Presumido é o regime tributário destinado a empresas com faturamento até R$ 78 milhões por ano. Sua principal característica é a presunção de uma margem de lucro com base na receita bruta para simplificar o cálculo do IRPJ e da CSLL.

Para as empresas enquadradas no Lucro Presumido, a apuração ocorre trimestralmente. A base de cálculo para IRPJ e CSLL é obtida aplicando-se um percentual fixo (variável conforme o tipo de atividade) sobre a receita bruta. A alíquota para IRPJ é de 15%, com adicional de 10% para lucros que excedam R$ 20.000, e a CSLL é de 9%.

Além de IRPJ e CSLL, apura-se PIS e COFINS (cumulativos, com alíquotas menores), ICMS e ISS (se aplicáveis).

Apesar de ser mais complexo que o Simples Nacional, o Lucro Presumido ainda é marcado pela simplificação no cálculo do IRPJ e CSLL, com base presumida – mas sem benefícios na apuração de PIS e COFINS, que são cumulativos e não geram créditos.

3. Lucro Real

O Lucro Real é voltado para empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões ou para aquelas obrigadas por lei. Nestas situações, a base de cálculo é o lucro líquido ajustado.

A apuração de impostos no Lucro Real é mais complexa – podendo ser trimestral ou anual. A empresa apura o lucro líquido contábil e aplica ajustes para chegar ao lucro real – com inclusões e exclusões permitidas pela legislação. Os impostos apurados incluem IRPJ, CSLL, PIS e COFINS (não cumulativos, permitindo aproveitamento de créditos), ICMS e ISS, se aplicáveis.

Na prática, essa forma de apuração é adequada para empresas com margens de lucro baixas ou grandes despesas dedutíveis, pois permite deduções que refletem a realidade financeira.

Erros mais comuns na apuração de impostos

Existem várias consequências negativas que podem ocorrer por conta de erros cometidos na apuração de impostos. Com tantos tributos e obrigações acessórias a serem observados, é preciso estar sempre alerta para não cometer deslizes.

Veja quais são os erros mais comuns na apuração de impostos cometidos pelas empresas brasileiras:

Escolha incorreta do regime tributário

Os erros na apuração de impostos iniciam no momento da escolha pelo melhor regime tributário. Será que é mais benéfico para a sua empresa optar pelo Simples Nacional, Lucro Real ou Lucro Presumido? Essa é uma decisão que impacta nas despesas tributárias e também nas obrigações acessórias que devem ser seguidas.

Erro na apuração da base de cálculo

No momento de fazer a apuração de impostos, calcular corretamente a base de cálculo é fundamental. Qualquer falha nesse processo gera erros no cálculo do valor total a ser recolhido – levando a empresa a pagar impostos para mais ou para menos. Esses erros podem ser causados tanto por desatenção no momento do cálculo quanto pela desatualização em relação à legislação que regula o tributo apurado.

Uso errado da alíquota

Outro equívoco na apuração fiscal é o uso errado da alíquota no momento do cálculo. Imagine uma empresa do Simples Nacional que faz o recolhimento dos seus tributos com base na sua faixa de faturamento. Basta uma consulta errada na tabela do Simples Nacional para gerar graves complicações fiscais.

Legislação desatualizada

A legislação tributária brasileira sofre mudanças constantes, e as empresas precisam estar sempre atualizadas para seguir cumprindo todas as exigências. A não observância às mudanças relacionadas à apuração de tributos leva a falhas no momento de realizar o cálculo.

Uso incorreto dos créditos tributários

Um dos erros mais comuns na apuração de impostos ocorre pela falha na gestão dos créditos tributários. É preciso saber avaliar quando a empresa tem direito a esses créditos e como utilizá-los corretamente. Entre os tributos que oferecem crédito tributário estão ICMS, PIS, COFINS e ISS.

Leia também: Apuração municipal – recolha tributos com mais agilidade.

Como evitar erros na apuração de impostos ou apuração fiscal

O objetivo de qualquer gerente fiscal é reduzir ao máximo os erros na apuração de impostos. Dessa forma, a empresa ganha mais tranquilidade para executar suas atividades e reduz a incidência de custos tributários.

Veja algumas dicas de como fazer a apuração de impostos sem erros:

1. Faça um planejamento tributário. Definir o melhor regime tributário para a sua organização é o passo inicial para evitar erros na apuração de tributos. Faça uma boa análise da melhor alternativa para minimizar os custos e facilitar o cumprimento de todas as obrigações.
2. Crie um calendário tributário. Com toda a complexidade tributária existente no Brasil, pode ser uma boa ideia criar um calendário com todas as obrigações que a sua empresa possui ao longo do ano. Dessa forma, você garante que nenhum imposto seja esquecido.
3. Evite riscos desnecessários. Você está na dúvida sobre a possibilidade de usar crédito tributário? Nesse caso, pode ser mais sábio garantir que você esteja atuando dentro da legalidade e não utilizar os créditos. Caso contrário, você pode ser autuado pelo Fisco e gerar consequências muito negativas.
4. Explore os benefícios da tecnologia. Em vez de fazer a apuração fiscal manualmente, você pode buscar o auxílio de soluções digitais que permitem a automação dos processos – aumentando a produtividade e reduzindo as chances de erros.

Contabilização da apuração e pagamento de impostos

O processo de contabilidade para apuração e pagamento de impostos requer atenção especial com diversos aspectos que podem alterar o valor apurado. Essa rotina pode variar bastante de acordo com o regime tributário escolhido e com as particularidades de cada empresa.

Um ótimo exemplo de aspecto que pode gerar dúvidas no momento da contabilização é o crédito tributário gerado pelo ICMS. É preciso lançar corretamente os saldos de ICMS e recolher e ICMS a recuperar, fazendo o cálculo correto na apuração do valor a ser recolhido – gerando guias para recolhimento com o valor correto.

Automatização para emissão e pagamento dos tributos

Uma das melhores formas de evitar erros é usar uma plataforma digital para automatizar os processos de tributos. Dessa forma, você consegue fazer a geração de todas as guias de tributos de maneira automática, evitando a interferência humana no processo.

Isso garante que o valor apurado será o mesmo na guia emitida e posteriormente paga – evitando a falta de pagamentos e os pagamentos em duplicidade.

O Dootax Pagamento de Tributos é um RPA (Robotic Process Automation) que realiza a automação fiscal para emissão e pagamento de tributos. Trata-se de uma solução que possui integração com o site de qualquer órgão do governo, faz a geração do título e a integração bancária para pagamento. Dessa forma, você simplifica a apuração de impostos e gera diversos benefícios para toda a organização.

Agora que você já sabe quais são os erros comuns na apuração de impostos e como evitar, continue a visita em nosso blog e descubra mais sobre os benefícios do pagamento automático de tributos.